Реферат: Основи організації бухгалтерського обліку. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку
Всі посадові інструкції необхідно розробляти для посад та робочих місць, наявних на підприємстві, а не для конкретної людини, яка обіймає в даний момент певну посаду, як це іноді буває на підприємствах. Зміст посадових інструкцій змінюється в тому випадку, якщо змінюється обсяг виконуваних робіт, а не у випадку прийняття на відповідну посаду нового працівника.
II . 1. Облікові регістри та їх класифікація.
Ведення обліку завжди передбачає, що дані будь-якої господарської операції, відображені у відповідних документах, після їх належної перевірки мають бути записані в облікові регістри. Останні й призначено для відображення, накопичення та зберігання облікових даних.
Облікові регістри — це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вони є носіями впорядкованої вторинної інформації, джерелом якої були бухгалтерські документи.
Оскільки в обліку відображається наявність та рух усіх засобів підприємства, джерел їх утворення та здійснюваних господарських процесів, для кожного об'єкта обліку необхідна інформація, яка б найбільш повно його характеризувала, відображаючи його специфічні особливості. Саме цим пояснюється необхідність застосування різних облікових регістрів.
Використання тих чи тих регістрів зумовлюється також технікою і технологією ведення бухгалтерського обліку, рівнем використання обчислювальної техніки.
У бухгалтерському обліку використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки та ін. З метою детального вивчення регістрів, з'ясування їхнього змісту, призначення та порядку ведення їх класифікують за певними якісно однорідними групами за такими ознаками: призначення і характер запису, обсяг змісту, зовнішній вигляд, будова. (рис. 1)
За призначенням і характером запису регістри поділяються на хронологічні, систематичні та комбіновані.
До хронологічних належать регістри, що в них господарські операції записують у календарній послідовності їх здійснення. З таких регістрів можна назвати реєстраційний журнал операцій, журнал обліку надходження вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції та ін. Характерною рисою таких регістрів є те, що жодного групування операцій у них не проводиться, а призначено їх для реєстрації та контролю за даними документів про обсяг виконаних робіт, для своєчасного оприбуткування вантажів, що надійшли в господарство, обліку відвантаженої продукції тощо.
До систематичних облікових регістрів належать такі, що в них господарські операції групуються, систематизуються й відображаються на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках. Отже, всі регістри, в яких розміщено синтетичні й аналітичні рахунки, є систематичними.
Комбінованими називають такі регістри, в яких поєднується хронологічний і систематичний запис. Найбільш характерним прикладом є Журнал—Головна книга , в якій перша частина є практично журналом реєстрації господарських операцій, а друга — групуванням, відображенням цих самих операцій на відповідних синтетичних рахунках. Отже, тут поєднано в одному регістрі характерні риси хронологічних і систематичних облікових регістрів.
Записи в хронологічних і систематичних облікових регістрах проводяться одночасно, при цьому в них відображаються ті самі операції, але під різним кутом зору. У зв'язку з цим підсумок за хронологічним регістром відповідає дебетовому чи кредитовому обороту за відповідним систематичним регістром. Це найбільш наочно виявляється в Журналі-Головній і має важливе контрольне значення.
За змістом облікові регістри поділяються на регістри синтетичного обліку, аналітичного обліку та комбіновані. Такий поділ ґрунтується на відмінності й призначенні синтетичних і аналітичних рахунків, різній мірі узагальнення на них облікових даних. Структура синтетичних регістрів залежить, головно, від форми обліку. Будь-який обліковий регістр, в якому ведеться облік за певним синтетичним рахунком чи групою рахунків, є синтетичним обліковим регістром. Це Головна книга, Журнал-ордер, Журнал-Головна, машинограми. Усі вони є матеріальними носіями синтетичного обліку.На практиці часто вживають скорочену назву — Журнал-Головна.
У регістрах аналітичного обліку ведуться записи за аналітичними рахунками. Структура цих облікових регістрів залежить від особливостей обліковуваних об'єктів. Кожний регістр, в якому ведеться облік за аналітичними рахунками, є регістром аналітичним. До таких регістрів належать книги, картки, машинограми.
У бухгалтерських книгах окрема сторінка чи кілька їх відводиться для певного аналітичного рахунка. У разі ведення аналітичного обліку на картках для кожного такого рахунка відкривають окрему картку.
Характерною рисою сучасних облікових регістрів є поєднання в них синтетичного й аналітичного обліку. До комбінованих регістрів можна віднести окремі журнали-ордери, машинограми.
За формою облікові регістри поділяються на бухгалтерські книги, картки, окремі листки, машинограми.
Бухгалтерські книги — це зброшуровані облікові синтетичні чи аналітичні регістри.Книги, в яких зброшуровано синтетичні облікові регістри, називаються бухгалтерськими книгами синтетичного обліку. До таких належать Головна книга, Журнал-Головна. Книги, в яких зброшуровано аналітичні облікові регістри, називаються бухгалтерськими книгами аналітичного обліку. Усі сторінки в них мають бути пронумеровані. За великого обсягу книги і значної кількості обліковуваних у ній об'єктів (аналітичних рахунків) складають їх перелік (зміст) із зазначенням відповідних сторінок, що полегшує користування нею.
Бухгалтерські книги — це найнадійніший спосіб збереження облікових регістрів. Вони досить широко застосовуються для ведення складського обліку.
Проте ці регістри мають і суттєві недоліки. Зокрема, вони ускладнюють розподіл робіт між окремими виконавцями, у книгах важко визначити наперед оптимальний обсяг (кількість сторінок) для конкретного аналітичного рахунка, а його вимушене перенесення ускладнює обліковий процес.
Ці недоліки практично усуваються застосуванням карток, які призначено для ведення аналітичного обліку на відповідних рахунках протягом тривалого часу. З метою збереження карток та контролю за їх наявністю кожну відкриту картку в обов'язковому порядку реєструють. Картки легко сортувати за потрібними ознаками. Залежно від обліковуваного об'єкта картки аналітичного обліку поділяються на картки кількісно-сумарного обліку, призначені для обліку товарно-матеріальних цінностей, контокорентні, призначені для обліку розрахунків, та багатостовпчикові, призначені для обліку витрат на виробництво. В останніх відображається не лише відповідний процес у цілому, а й фіксуються окремі види витрат, для відображення кожного з них і передбачено окремий стовпчик. Крім типових форм карток з урахуванням особливостей обліковуваних об'єктів можуть застосовуватись ще й інші спеціальні форми, як, наприклад, картки складського обліку, інвентарні картки та ін.
Окремі листки як облікові регістри досить широко використовуються в бухгалтерському обліку. Кожний з них призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. Це дає змогу систематизувати вказані облікові регістри відповідно до вимог контролю, складання звітності. До таких регістрів належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні таблиці.
Машинограми — це облікові регістри в машинній обробці облікової інформації, тобто відповідні таблиці, де відображено облікову інформацію в запрограмованих розрізах та з передбаченою деталізацією. Вони можуть бути синтетичними, аналітичними чи комбінованими. Взаємоузгодженість показників, наведених у цих регістрах, контролюється, як правило, автоматично.
За своєю будовою облікові регістри є досить різноманітними і залежать головним чином від обліковуваних об'єктів, обсягу та деталізації інформації про них, періодичності її узагальнення, потреб контролю та звітності.
Ці регістри можуть бути односторонніми, двосторонніми та шаховими.
Односторонні регістри передбачають, що вся облікова інформація відображається послідовно на одному боці аркуша. До них належать, наприклад, усі типові форми карток аналітичного обліку.
Двосторонні регістри передбачають поділ сторінки на дві частини: одну з них призначено для обліку дебетових оборотів за певним рахунком, а інша — кредитових.
Шахова будова регістрів передбачає їхній поділ вертикальними і горизонтальними лініями на клітинки (у вигляді шахової дошки), де кредитові обороти відображають по горизонталі, а дебетові — по вертикалі. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис тут здійснюється в один робочий прийом, посилює поточний контроль за відображенням операцій та підвищує аналітичні можливості бухгалтерського обліку.
Ця будова регістрів знайшла широке застосування в журнально-ордерній формі обліку.
Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійснюється в міру їх надходження для обробки, але з урахуванням забезпечення можливості своєчасної виплати заробітної плати, складання відповідної звітності, подання декларацій та ведення розрахунків.
Відповідальність за правильність та повноту відображення даних в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх. Підприємства та установи, що складають облікові регістри на машинозчитуваних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.
2. Способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку.
Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах визначено Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку № 6 „Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах” (затверджено Міністерством фінансів України від 28 травня 1999 р. № 137, зареєстровано в Міністерстві юстиції україни від 21.06.1999 р. № 392/3685).
При заповненні облікових регістрів можливі помилки, які виникають з різних причин: Внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.
Помилки можуть бути локальні – перекручування інформації тіліки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата) і транзитні, якщо помилка автоматично проходить через кілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь0якої суми у „Журналі реєстрації господарських операції” веде до помилок на рахунках бухгалтерського обліку, в оборотній відомості і балансі.
Найчастіше помилки трапляються в тексті операції, тоді вони призводять до неправильной кореспонденції рахунків – бухгалтерської проводки.
Часто зустрічаються помилки під час записів сум. Записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває списати її в кредит другого рахунка або навпаки. Буває, що записавши суму до „Журналу реєстрації господарських операції”, він забуває рознести її на рахунках бухгалтерського обліку. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.
Для пошуку числових помилок на калькуляторі підраховують числа, а потім повторюють той же підрахунок, але із знаком мінус.
Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюєть однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Помилки в облікових регістрах за минулий звітній період виправляються методом „сторно”. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кульових ручок або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кульових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис і відображується правильна сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.
Виправлення помилки має бути зумовлено надписом „Виправлення” та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Порядок виправлення помилок у документах і регістрах, що створені машинним способом, встановлюється вказівками з організації бухгалтерського обліку з використання обчислювальної техніки.
Щодо виправлень у бухгалтерської звітності, то зміна даних у звітності внаслідок її перекручування, які відносяться як до поточного, так і до минулого року, проводять у тому звітному періоді, в якому було виявлено помилки.
3. Форми бухгалтерського обліку. Принципи побудови форм бухгалтерського обліку та перспективи їх розвитку в сучасних умовах.
Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему взаємопов'язаних між собою облікових регістрів встановленої форми і змісту, що зумовлює послідовність і способи облікових записів.
Кожне підприємство самостійно обирає відповідну форму обліку, враховуючи конкретні умови та особливості господарської діяльності й технології обробки облікових даних.
Особливість окремих форм бухгалтерського обліку визначається за зовнішнім виглядом і будовою облікових регістрів, взаємозв’язком облікових регістрів синтетичного і аналітичного обліку, послідовністю і технікою облікової реєстрації.
За час існування бухгалтерського обліку застосовувались різні форми. На самому ранньому ступені розвитку облік вівся власником. Відомо, що самою ранньою була стара італійська форма, описана італійським вченим-математиком Лукою Пачолі в його роботі "Трактат про рахунки і записи", виданій у 1494 році уВенеції. У ній він писав, що для зручності і легкості потрібні три книги: Меморіал (Пам'ятна книга), Журнал і Головна книга.
У другій половині XVIIIстоліття стали застосовувати меморіально-касову або німецьку форму обліку, при якій суворо розмежувались касові і некасові операції.
Для цього Журнал було поділено на кілька хронологічних регістрів. Ця форма з середини XIXстоліття застосовувалась і в Росії.
Розвиток виробництва, торгового капіталу, банківських операцій потребував подальшого розподілу праці облікових працівників. Для цього була розроблена багатожурнальна або французька форма бухгалтерського обліку, при якій хронологічні записи здійснювались у декількох журналах. Поступово для обґрунтування записів у регістрах почали використовувати документи.
Наприкінці XIXстоліття впроваджується одножурнальна або американська форма обліку, при якій в одній книзі поєднувались хронолог?