Реферат: Основные принципы проектирования баз данных
В англоязычной версии Access, помощник умеет отвечать на вопросы. В русской редакции это свойство отсутствует, он лишь периодически выводит на экран полезные советы. Кроме этого помощник подбирает разделы справки о выполняемом задании.
Что это такое?
Эта команда меню Справка позволяет выяснить назначение различных элементов диалоговых окон. Для вывода пояснения к любому из элементов окна диалога достаточно нажать кнопку 
в области заголовка окна, при этом к указателю мыши “прилипает” знак вопроса. Чтобы узнать назначение какого-либо элемента окна, достаточно поместить на этот элемент указатель и щелкнуть клавишей мыши.
Начало работы с MS Access
Запуск Access осуществляется двойным щелчком мыши по значку MS Access 
на рабочем столе, в окне Microsoft Office.
После запуска на экране появится рабочий экран программы MS Access 97, в верхней строке которого расположено Главное меню , а под ним панель инструментов . Она содержит кнопки, дублирующие действия команд главного меню. С помощью команды Вид\Панели инструментов можно самостоятельно определить, которые из них будут отображены на экране.
В средней части расположено начальное окно Microsoft Access , состоящее из двух полей. Верхнее поле предлагает создать новую БД и содержит кнопки для выбора способа ее создания: с помощью конструктора (Новая база данных ) или с помощью Мастера баз данных (Запуск мастера ). Нижнее поле этого окна предлагает открыть уже созданную ранее БД.
После нажатия кнопки Новая база данных Access97 запрашивает имя для файла, в котором будет храниться база данных и открывает окно новой базы данных (рис.1).
Нажав кнопку Запуск Мастера Access97 приглашает создать базу данных, используя некоторые стандартые темы приложений из своей библиотеки. Эти приложения включают в себя весь необходимый набор объектов: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Из предложенных примеров можно выбрать подходящий и на его основе создать свою БД. После этого пользователю остается только ввести в таблицы нужные данные.
Мастер баз данных не может учитывать все нюансы конкретного применения БД, поэтому созданное таким образом приложение можно откорректировать, используя режим Конструктора для нужного объекта БД .
Создание новой базы данных с помощью Конструктора
После запуска Access нужно щелкнуть на кнопке Новая база данных в окне Miсrosoft Access и в предложенном диалоговом окне задать имя для файла БД. После этого на экране появляется окно базы данных (рис.1), из которого можно получить доступ ко всем ее объектам: таблицам, запросам, отчетам, формам, макросам, модулям.
Для создания новой таблицы нужно перейти на вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. В следующем окне следует выбрать способ создания таблицы - Конструктор .
После этого Access выводит окно Конструктора таблицы (рис.2), в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы .
Имя поля не должно превышать 68 символа и в нем нельзя использовать символы ! . [ ] .
Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access (таблица 1). Тип поля определяется характером вводимых в него данных.
Среди типов данных Access есть специальный тип - Счетчик . В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.
Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.
Размер поля - определяется только для текстовых и Memo-полей; указывает максимальное количество символов в данном поле. По умолчанию длина текстового поля составляет 50 символов
Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и Дата\Время . Выбирается один из форматов представления данных.
Число десятичных знаков - определяет количество разрядов в дробной части числа.
Маска ввода - определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера
Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете ( данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).
Значение по умолчанию - содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле Город ввести значение по умолчанию Уфа , то при вводе записей о проживающих в Уфе, это поле можно пропускать, а соответствующее значение (Уфа) будет введено автоматически. Это облегчает ввод значений, повторяющихся чаще других.
Условие на значение - определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Например, если стипендия студента не может превышать 250 р., то для этого поля можно задать условие на значение: <=250.
Сообщение об ошибке - определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода недопустимого значения.
Обязательное поле - установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле Домашний телефон может быть пустым для некоторых записей ( значение Нет в данном свойстве). А поле Фамилия не может быть пустым ни для одной записи (значение Да ).
Пустые строки - установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “).
Индексированное поле - определяет простые индексы для ускорения поиска записей.