Реферат: Основные принципы проектирования баз данных
Использование Мастера подстановок при вводе данных в таблицы
Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.
Например, в базе данных Студенты-Экзамены поле Номер зачетки является общим для обеих таблиц. При заполнении этого поля в неключевой таблице Экзамены важно, чтобы его значения для каждого студента точно соответствовали значениям в ключевой таблице. Для этого значения поля Номер зачетки в таблице Экзамены лучше всего представить в виде списка. Это избавит от необходимости печатать данные при заполнении этой таблицы, предотвратит появление ошибок при наборе и сделает ввод данных более наглядным (рис.4).
Комбинированный список для поля Номер зачетки формируется на основе даных связанной таблицы Студенты . Для создания комбинированного списка нужно войти в режим конструктора таблицы Экзамены, перейти в колонку Тип данных для поля Номер зачетки . Из списка доступных типов полей выбрать элемент Мастер подстановок .
Первое диалоговое окно Мастера подстановок предлагает выбрать источник формирования списка: на основе данных таблицы\запроса или фиксированный набор значений. В данном случае нужно выбрать первый вариант.
В следующем окне из приведенного списка таблиц\запросов следует выбрать таблицу\запрос, являющуюся источником данных для списка. В нашем примере такой таблицей является таблица Студенты , т.к. она послужит источником данных для списка номеров зачеток.
В третьем окне Мастера подстановок из списка Доступные поля нужно выбрать поля, значения которых фигурируют в списке . В данном случае можно выбрать поля Фамилия и Имя , которые сделают список более информативным. После этого можно нажать кнопку Готово для завершения процесса проектирования комбинированного списка. Сохранив проект таблицы, можно открыть таблицу Экзамены и просмотреть результат работы.
Другая возможность использования Мастера подстановок - это создание списков с фиксированными значениями. Он используется в тех случаях, когда набор значений в поле строго ограничен. Например, поле Факультет в таблице Студенты может иметь ограниченный набор значений (все факультеты, имеющиеся в данном ВУЗе). Никаких других значений в этом поле быть не может. Чтобы ввести единообразие в записях и избежать ошибок при вводе, это поле также можно представить в виде списка, формируемого Мастером подстановок. Процесс создания списка похож на описанный выше, но на первом шаге Мастера подстановок следует выбрать опцию Фиксированный набор значений . На следующем шаге нужно создать список этих значений (в данном примере записать в список все факультеты данного ВУЗа). После чего можно завершить процесс создания списка и сохранить изменения в структуре. Теперь при вводе данных в поле Факультет нет необходимости печатать значения, а достаточно просто выбрать из предлагаемого списка нужное.
Рекомендуемая литература
1.Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 97.-Киев-Москва: Диалектика, 1997г.- 257 с.
2. Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно.-Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 1997г.- С10-57.
3. Алексей Гончаров. Access 97 в примерах.-С.-Петербург: Питер, 1998г.-С.12-60.
4.Н.В.Макарова. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 1997г.-С.560-587.
5. В. Пасько. Access97 для пользователя.-Киев: BHV, 1997 г.-С.5-28, 99-121.