Реферат: Основы документационной системы управления

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зареги­стрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

-организация работы с документами: получение-передача, обра­ботка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич­тожение.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десяти­летия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в ком­пьютерных программах и литературе в области делопроизводства ана­логично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина "де­лопроизводство". Например, в названиях нормативных документов: "Го­сударственная система документационного обеспечения управления" и 'Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традицион­ной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству.

Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюцион­ный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверж­дённый Петром 1 28 февраля 1720 года³ , "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с доку­ментами, действующие сегодня (например, обязательный учёт докумен­тов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреж­дения и т.д.).

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документиро­вания и нормативно-методические документы, регламентирующие ве­дение делопроизводства издавались, и в советский период.

Обязательность документирования информации сегодня определена Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации". В нём указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их мас­сивов, безопасность Российской Федерации".

Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтер­ский учёт осуществляется путём "сплошного, непрерывного и докумен­тального учёта всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организаци­ей, должны оформляться оправдательными документами. Эти докумен­ты служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машин­ных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носите­лях для других участников хозяйственных операций, а также по требо­ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законода­тельством Российской Федерации, суда и прокуратуры".

Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установлен­ными правилами.

Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдель­ных показателей и избавит от составления документов, является глубо­ко ошибочным.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других за­конодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удо­черения и т.п. "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путём внесения соответ­ствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей".

В законодательно-нормативных актах в отдельных случаях указыва­ется и состав информации, которая должна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено: "чек должен содержать:

1) наименование "чек", включённое в текст документа;

2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сум­му;

3) наименование плательщика и указание счёта, с которого должен быть произведён платёж;

4) указание валюты платежа;

5) указание даты и места составления чека;

6) подпись лица, выписавшего чек, -чекодателя.

Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его силы чека."

В Постановлении правительства Российской Федерации от 12 декабря 1995 года № 1227 "Об удостоверении беженца" не только перечисле­но, какие сведения и на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюде­ние которой является обязательным.

Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обычно наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность.

Документ является средством укрепления законности и контроля.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие докумен­ты наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 авгус­та 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов фе­деральных органов исполнительной власти и их государственной регис­трации". В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утвержде­ния, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в пра­вилах, документ не вступает в силу.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соот­ветствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один до­кумент - это единичный акт документирования. Деятельность учрежде­ния оформляется совокупностью определенным образом взаимодейству­ющих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому уп­равленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, про­гнозирование и планирование, организационно-распорядительная дея­тельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систе­му документации.