Реферат: Особенности современного делового совещания
1) обобщение напрямую подводит итог всего услышанного и
2) оно указывает только на его основные моменты. Обычно ведущий совещания это делает примерно так: «Мы слышали, что вы сказали, и мне кажется, что вы сказали следующее...» Хотя такое резюме говорит лишь о том, что говорящего выслушали, этот приём позволяет продолжить обсуждение проблемы и ставит заслон повторам, отнимающим время. Таким образом, вся описанная выше микротехника делового общения в процессе делового совещания образует основной порядок выслушивания. Его основные элементы следующие.
1. Открытые вопросы для получения общей картины проблемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания чувств и ценностей в связи с этими фактами.
2. Поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов. Тем самым вы получаете более полную информацию.
3. Обратная связь в виде пересказа, чтобы выступающий понимал, что его правильно услышали.
4. Отражение и признание чувств, дающее понять собеседнику, что вы заметили его основные эмоции.
5. Резюме, систематизирующее, организующее факты и эмоции.
Действуя по этой схеме, руководитель сможет хорошо провести совещание. Открытые вопросы позволят всем присутствующим высказать свое мнение. Приём поощрения поможет развить главные идеи, а пересказ и отражение чувств подскажут менеджеру, правильно ли он выслушал группу. Обобщение (резюме), применяемое по ходу совещания и обязательное в конце, поможет ему организовать факты и чувства в систему. В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход. В этой связи большой интерес представляют советы немецкого психолога Михаэля Биркенбиля.
1. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях! Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
2. Постоянно поддерживать разговор. Если возникает неловкая пауза, сразу же вмешиваться: с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путем подведения предварительных итогов.
3. Немедленно принимать меры в случае возникновения напряжения, обусловленного эмоциями. Ни в коем случае не должен разгореться спор!
4. Отклонять непродуманные решения! Только подкрепленные фактическим материалом решения должны приниматься во внимание.
5. Высказывание всех участников должно осуществляться путем поименного вызова.
6. Всегда должен говорить только один человек. Необходимо препятствовать возникновению стихийных дискуссий на совещании.
7. Руководитель совещания должен выслушивать мнения всех оппонентов!
Никакие идеи не удерживаются так упорно, как те, которые не обсуждались.
8. Совещание — не поле боя, на котором противник должен быть «уничтожен», поэтому необходимо стремиться к выработке общих подходов. Всегда можно найти точки соприкосновения, если только захотеть.
9. Следует нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и отклонениям от темы, которые допускают отдельные участники. Совещание должно последовательно, шаг за шагом приближаться к решению поставленной проблемы.
10. Чтобы исключить недоразумения, руководитель совещания должен при необходимости уточнять сообщения отдельных участков словами: «Я это правильно понял? Так будет правильно? Надо чаще подводить промежуточные итоги для того что продемонстрировать участникам, как близки они уже к цели.
12. Руководитель совещания должен экономить время! Уже в самом начале надо объяснить, что проблема может быть, без сомнения решена в отведенное время. Если это возможно, не следует затягивать совещание ни на одну минуту.
Решения, принятые на совещании, обязательно должны выполняться. С этой целью:
- проанализировать ход и результаты совещания;
- внимательно просмотреть протокол результатов;
- контролировать ход и выполнение решений;
- создать условия для реализации намеченных мероприятий.
Хочется отметить также какие существуют приемы для оценки и контроля за ходом делового совещания:
1. Сохранение единства участников совещания:
- в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу;
-не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;