Реферат: Подготовка документов ликвидированных организаций для передачи на хранение в государственный архив

Основным нормативным актом, определяющим порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в редакции от 20.06.2008 № 349-З). В соответствии со ст. 16 вышеназванного Закона при ликвидации государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, т.е. организаций Списка № 1 1, документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив.

Документы с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии выделяются к уничтожению. Документы временного хранения с неистекшими сроками хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. Под документами по личному составу имеются в виду:

1. приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, длительных и зарубежных командировках работников;

2. личные карточки работников;

3. лицевые счета по зарплате работников;

4. личные дела работников;

5. акты о несчастных случаях на производстве;

6. алфавитные списки работников и другие документы с 75летним сроком хранения.

Если же ликвидируется организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, т.е. организация Списка № 2, тогда все ее документы передаются на хранение в архив вышестоящей организации.

В случае ликвидации организации негосударственной формы собственности документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются на хранение в районные и городские архивы, которые за последние годы созданы практически при всех районных и городских исполкомах нашей страны.

Документы постоянного хранения в организациях негосударственной формы собственности - это:

1. учредительные документы (Устав, положение об организации, свидетельство о государственной регистрации и др.);

2. протоколы собраний учредителей;

3. приказы по основной деятельности;

4. штатные расписания;

5. годовые бухгалтерские балансы (отчеты о финансово­хозяйственной деятельности) и ликвидационный баланс;

6. годовые статистические отчеты;

7. переписка по основным вопросам деятельности.

Руководство упорядочением документов ликвидированных организаций осуществляет ликвидационная комиссия.

Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственный архив на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям.

На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению, который вместе с описями также передается в государственный архив. Только после передачи документов на государственное хранение лик­видируемая организация получает из архива справку о том, что документы переданы на государственное хранение, после чего можно приступать к оформлению процедуры ликвидации организации.

В соответствии со ст. 56 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйст­вования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (в редакции от 17.12.2007 № 8), не только организации негосударственных форм собственности, но и индивидуальные предприниматели при прекращении своей деятельности обязательно должны сдавать документы по основной деятельности и личному составу в районные и городские архивы.

А теперь определимся с таким понятием как документы в упорядоченном состоянии. Это понятие означает, что документы, поступающие на государственное хранение, должны быть:

1. сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

2. переплетены;

3. оформлены в соответствии с архивными требованиями (пронумерованы, составлены заверительные надписи, в необходимых случаях составлены внутренние описи, оформлены реквизиты обложек дел);

4. на переплетенные и оформленные документы должны быть составлены сдаточные описи;

5. к описям составлена историкоархивная справка или предисловие.

Таким образом, первым этапом по подготовке документов ликвидированных организаций к передаче на государственное хранение является формирование дел строго в соответствии с номенклатурой дел.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--