Реферат: Подготовка документов ликвидированных организаций для передачи на хранение в государственный архив
Рассмотрим принципы формирования дел с документами постоянного хранения и по личному составу.
Приказы руководителя организации
В отдельные дела должны быть сформированы приказы по основной деятельности и по личному составу. Следует помнить, что речь идет о приказах по личному составу с 75-летним сроком хранения. Так как приказы в течение календарного года накапливаются в скоросшивателях или папках, следовательно, изначально они лежат в обратном порядке. При подготовке к переплету приказы необходимо разложить в пределах одного календарного года по регистрационным номерам, придерживаясь принципа "от меньшего номера к большему". Например, от приказа № 1 до приказа № 225 первым должен располагаться приказ № 1. Этот принцип можно сформулировать как "принцип книги". На первый взгляд, это слишком просто и необязательно об этом говорить, но на удивление часто встречается ошибка, как расположение документов при переплете.
Документы, которые явились основанием для приказов (докладные и объяснительные записки, информации, справки и т.д.), изымаются в отдельное дело. Приказ должен быть "одиноким". Вместе с приказами помещаются только документы, которые являются их приложениями или утверждаются ими.
Обязательно на стадии подготовки к переплету необходимо обратить внимание на правильность оформления приказов, наличие подписей и регистрационных номеров. Изымаются из дела проекты, копии, черновики.
Довольно часто встречается ситуация, когда приказы руководителя организации по основной деятельности и по личному составу формируются в одно дело, имеют единую валовую регистрацию, что особенно характерно для 90-х годов прошлого века. Разумеется, это неправильно. В данном случае при проведении экспертизы ценности документов не следует делить эти приказы на две группы и, соответственно, на два дела, так как нарушается порядок в нумерации. Целесообразно оставить их в одном деле так, как они формировались изначально. Это необходимо отразить в заголовке дела на обложке. Например:
Приказы директора предприятия
по основной деятельности
и личному составу
Если это организации из Списка № 1 или негосударственных форм собственности, тогда дело должно быть включено в годовой раздел описи дел постоянного хранения. Если это организация из Списка № 2, -- в годовой раздел описи дел по личному составу.
По всем вопросам, связанным с передачей документов на государственное хранение организации, следует обращаться в государственные архивы по месту регистрации организации.
В следующем номере мы расскажем вам о принципах формирования дела постоянного срока хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения.
Протоколы (коллегий, собраний учредителей, общих собраний коллектива, тендерных комиссий и т.д.)
Протоколы формируются в одном деле за один календарный год по принципу: от меньшего номера к большему. В случае, если документы к протоколам составляют небольшой объем, то целесообразно их размещать вместе с протоколами, к которым они относятся. Однако, если документов к протоколам много, например, к протоколам тендерных комиссий, тогда их следует формировать в отдельные дела, при необходимости - в нескольких томах.
К сожалению, понятия "мало документов" и "много документов" в нормативных актах по архивному делу не рассматриваются, поэтому при формировании дел уместно исходить из того общеизвестного требования, что количество листов в деле не должно превышать 250.
В каждом конкретном случае следует самим, исходя из целесообразности и объема документов, определять, как лучше сформировать дела с протоколами и документами к ним.
Переписка
В архив на государственное хранение передается переписка по основным вопросам деятельности.
При формировании дел с перепиской самой распространенной ошибкой является формирование отдельных дел "Входящая корреспонденция" и "Исходящая корреспонденция". Все письма должны быть сформированы в дело "Переписка..." по принципу: письмозапрос и к нему письмоответ. Внутри такого дела письма располагаются в хронологическом порядке по регистрационным номерам писемзапросов.
Бухгалтерские балансы и статистические отчеты, сметы и штатные расписания
Государственный архив принимает на постоянное хранение только годовые бухгалтерские балансы, отчеты о финансовохозяйственной деятельности организации, статистические отчеты по различным направлениям деятельности, штатные расписания и сметы расходов и доходов. Все перечисленные виды документов формируются по каждому виду документов в дела за один календарный год.
Лицевые счета по зарплате работников
Лицевые счета по зарплате работников располагаются в деле по алфавиту фамилий за один календарный год. В организациях с большой штатной численностью из лицевых счетов формируют несколько томов, сохраняя тот же алфавитный принцип, например, 1 том - на буквы А - В, 2 том - на буквы Г - Е и т.д.
Достаточно часто в практике встречается формирование лицевых счетов по структурному и так называемому иерархическому принципам. Иными словами, лицевые счета по зарплате работников располагают в деле по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения - по должностям, вначале руководство, а далее "по табели о рангах". Этот принцип не эффективен, потому что затрудняет поиск необходимой информации при подготовке справок социальноправового характера.
Нельзя также согласиться с положением Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5, которые рекомендуют располагать лицевые счета в самостоятельные дела в пределах года по алфавиту фамилий внутри структурных подразделений. Учитывая, что лицевые счета по зарплате работников хранятся 75 лет и никому не дано знать, какие изменения могут произойти в организации даже за 10-20 лет, представляется нецелесообразным привязываться к структуре организации. Стержнем любого построения должен быть принцип, который отличается постоянством. Алфавитный принцип соответствует этому требованию, он неизменен в течение веков.
Личные карточки уволенных работников
В архив передаются только личные карточки уволенных работников. Дела формируются по году увольнения работников, например, личные карточки работников, уволенных в 2003 году и т.д. Если в деле более 250 листов или корешок дела превышает 4 см (карточки обычно изготавливают из плотной бумаги), тогда из личных карточек формируется несколько томов в пределах одного календарного года. Внутри каждого дела личные карточки располагаются по алфавиту фамилий.
Личные дела уволенных работников
Личные дела уволенных работников можно сформировать двумя способами: