Реферат: Подготовка и проведение бизнес-переговоров

4.6. Ответы на вопросы

В добавление к вступлению, основной части и заключению ваша презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы.

Хотя вы и должны по ходу выступления взаимодействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления.

Кроме того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно разрешить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако, лучше будет если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакиваний с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше поправить аудиторию и отложить их вопросы на конец презентации.

При подготовке к данной части выступления необходимо попытаться предугадать возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание.

Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам определить, поняла ли аудитория ваши идеи.

Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:

* Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.

* Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.

* Не позволяйте вопрошающему становиться оратором. Если вы видите, что вопрошающий расходится, прерывайте его. Слушатели видят в вас лидера и вы должны победить в этом соревновании, чтобы не потерять контроль над ситуацией и иметь успех.

* Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля. Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.

* Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам присоединятс