Реферат: Правила ділового листування

Однак навіть найпростіший текст має скластися не менш як із двох частин. У першій частині зазвичай обґрунтовують причини, що спонукали звернутися до адресата, або зазнають підстави для написання листа, у другій – викладають пропозиції, роблять висновки чи висловлюють прохання. У грамотно складеному листі, якщо він навіть містить лише одну-єдину фразу, можна розрізняти ці два логічних елементи.

Втім, у більшості випадків текст складається з таких логічних елементів: вступу, доведення (доказів) закінчення. Нерідко закінченню передають висновки, однак їх не можна назвати окремим логічним елементом, оскільки вони невіддільні від доказів.

У вступі викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа (листа).У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що є підставою для створення нового документа.

У доведенні (докази) висловлюється сутність питання, наводяться факти, посилання на цифрові дані, якими обґрунтовують позиці. Автора листа у порушуваному питанні. Доведення звичайно закінчується висновком. У цій частині листа важлива переконати адресата у потребі розглянути пропозиції, задовольнити, прохання чи вимоги.

Закінчення – головна логічна складова листа. У цій частині формується провідна думка документа: прохання, пропозиція, згода, відмова. Завершальна частина у службовому документі обов’язкова.

Складаючи ділового листа, не слід забувати, що це все-таки документ. Отже, він має бути лаконічним і не містити нічого зайвого, що завадить сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист – особливий вид документації, відмінний від протоколу, наказу чи розпорядження. Це – письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватись лише холодними стандартними фразам.

Ділове листування – річ дуже серйозна і відповідальна, яка не має нічого спільного з жодними виявами гумору. Але не треба плутати гумор з легковажністю чи несерйозністю – вони не припустимі у сфері ділового спілкування. Йдеться лише про справжню комунікабельність, коли контакти ділових людей виходять на зовсім вищий професійний рівень.

1.3 Види офісної кореспонденції

Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, осягнути всі таємниці якого вдається аж ніяк не кожному, і яке сьогодні, на превеликий жаль, на наших тенорах майже втрачене. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважує, що в “сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи й записки стають рідкістю”. І з ним можна погодитись. Адже зазвичай дбаємо лише про те, щоб чітко викласти інформацію, і забуваємо, що ця кореспонденція – не просто важлива частина бізнесу, але й ваше обличчя.

Кореспонденція поділяється на такі види листів:

- ділові (формальні та неформальні);

- особисті (приватні);

- рекомендаційні;

Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією).

Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.

Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит.

Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання га:звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють своюспільність у розв’язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі, постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та іншихформ діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту - комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі.Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.

2. Оформлення службових листів

2.1 Загальні правила ділового листування

Не має значення, чи мова йде про запит, чи про підтвердження, чи рекламацію усе нудно коментується. Ми можемо собі полегшити робочий день, якщо будемо використовувати зрозумілі тексти. Для цього існує чотири основних правила.