Реферат: Правила ділового листування

Обирайте прості слова.

Не використовуйте часто багатоскладові слова.

Іменники з закінченнями -ung, -heit, -keit справляють враження статичності і повільності.

Дієслова динамічні і живі.

Не використовуйте часто прикметники

Подавайте інформацію в простій і зрозумілій формі. Коли дані або рішення є добре продуманими, їх можна виразити зрозумілими словами. З усіх інших видів слів пріоритет має дієслово. Намагайтеся кожен другий іменник замінити на нього.

Правило 2: Лаконічність та чіткість

Виражайте свої думки точно.

Використовуйте короткі речення.

Уникайте холостих ходів.

Кажіть лише те, що є для читача важливим.

Ставте запитання, якщо Ви очікуєте відповідь.

У тексті повинно з’являтися лише те, що читач мусить знати. Відступи та повторення відволікають від теми. Кажіть усе необхідне лише один раз. Уникайте холостих ходів, наприклад, зайвих вступів: … ми хочемо довести до Вашого відому. Питання вимагають роз’яснення і націлюють на конкретну відповідь. У реченні кращедвокрапкою замінити детальні перечислення(просимо Вас надалі, крім того ми потребуємо… ).

Газета “Ді сюддойче цайтунг” наглядно продемонструвала лаконічність та точність на такому прикладі. Коротка інформація: Всі на палубу! Детально сформульоване речення: Гості, які перебувають нижче палуби, включаючи команду, повинні негайно вирушити на палубу.

Можливо, це нагадає Вам деякі формулювання з ділової кореспонденції.

Правило 3: Поділ

Частіше ставте крапки.

Нову інформацію подавайте в наступному реченні.

Поділяйте головне та підрядне речення на головну та додаткову інформаціют Розглядайте в абзаці лише одну тему і завершено.

Надайте Вашому листу оптимально логічної побудови.

Логічно побудований текст читається швидше і є легко зрозумілим. Кожне речення повинне містити тільки одне висловлення. Занадто багато інформації в одному реченні збивають читача з пантелику. Вставки та посилання назад призводять до складних речень з кількома підрядними. Пояснення належать до підрядного речення. У логічній побудові одне речення повинно слідувати за другим слідувати, наче перлини на нитці.

Кожна нова думка належить до нового абзацу. Викладайте тему завершено. Не перестрибуйте з думки на думку між абзацами. Наприклад: як раніше пояснювалося…

Правило 4: Симпатія та визнання

Думайте та формулюйте позитивно.

Пишіть поставивши себе у положення читача.

Пишіть використовуючи активний стан. Висловлення в пасивному стані діють без особисто.

Повідомляйте факти, але не пояснюйте їх.

Незважаючи на ділову стислість, надайте Вашому листу дружню нотку.

- Частіше кажіть“прошу” або “дякую”.