Реферат: Правила оформления и ведения документации по учету кадров

При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен представить трудовую книжку лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия (ст. 65 ТК РФ). Если работник утверждает, что он поступает на работу впервые и трудовой книжки у него нет, он не обязан предоставлять какой-либо документ подтверждающий этот факт. Для того, чтобы подтвердить правомерность использования бланка трудовой книжки для оформления впервые, сотруднику кадровой службы рекомендуется получить от работника заявление, в котором бы помимо просьбы об оформлении приема на работу содержалась просьба о заведении трудовой книжки впервые.

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой отчетности. Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:

• в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должна вести бухгалтерия. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обычно ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в организации. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Организация–работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц не допускается.

За исключением случаев увольнения закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки.

Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Работодатель в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год буквенно-цифровым способом (12 мая 1973 г.). Эти сведения записываются на основании таких документов, как паспорт, свидетельство о рождении, водительские права, загранпаспорт.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

Основанием для внесения записи о неполном высшем образовании может быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет.

Запись о профессии и специальности вносится на основании документов о наличии квалификации. Документ же, который подтверждает квалификацию работника, – это диплом о высшем или среднеспециальном образовании.

После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом, как и дата рождения.

Свою подпись владелец трудовой книжки должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы заполнит данные работника. Затем на титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки детально расписан в п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При изменении фамилии, имени, отчества (например, сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, развелась и вернула прежнюю) прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Инструкция называет документы, которые служат основанием для внесения изменений: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Пунктом 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменен порядок внесения изменений (дополнений) в трудовую книжку о получении новых образования, профессии, специальности. Если ранее предыдущая запись зачеркивалась, теперь в существующую запись вносится дополнение без зачеркивания ранее внесенной записи. Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения, т. к. отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки. Но некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Пункт 3.1 Инструкции требует в виде заголовка указывать как полное наименование организации, так в обязательном порядке и сокращенное наименование (при его наличии). Запись с названием организации не нумеруется, нумерация проставляется после нее на следующей строке.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (13.10.2004), в графе 3 – указание действия, название структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного условия) и должность (принята в технический отдел на должность ведущего специалиста), в графе 4 – основание (приказ от 13.10.2004 № 86-к). Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Все переводы работника обязательно оформляются в трудовой книжке под очередным номером со ссылкой на соответствующий документ (приказ, распоряжение) с указанием его даты и номера.

Сведения о работе по совместительству вносятся по желанию работника на основании документа, подтверждающий данный факт. Это может быть заверенная в установленном порядке копия приказа о приеме его на работу или оригинал справки о приеме его на работу по совместительству.

В разделах трудовой книжки нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными. В графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 пишется дата внесения записи, а в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем запись воспроизводится в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек предусматривается оформление дубликата трудовой книжки в трех случаях:

• если книжка утеряна;

• если пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

• е?