14. Адресат.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес:

- наименование адресата (Ф.И.О. для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Адресат проставляется на бланке документа справа.

При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом:

ЗАО «ЭОНТ»

ул. Маросейка, 15, стр.2

Москва, 101000

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляют перед фамилией:

Генеральному директору

ММПП «Салют»

Н.Т.Вершинину

Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:

Генеральным директорам предприятий

нефтеперерабатывающего комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя: Ул. Российская, 8, кв. 22

пос. Белоозерский,

Воскресенский р-он,

Московская обл., 140250

И.И. Иванову

На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

15. Гриф утверждения документа.

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документ может утверждаться:

- должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;

- изданием соответствующего распорядительного документа;

- коллегиальным органом.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

Подпись А.Б. Сидоров

12. 07.2000

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении:

УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального Советом директоров

директора НПО «Прогресс» ОАО «Сиданко»