● Консультації з керівником організації і апаратом з питань відносин з пресою і потенційної реакції ЗМІ на запропоновані рішення.

● Контроль за підготовкою виступів, або, щонайменше, перегляд готових мов і повідомлень.

● Відстежування (моніторинг) всіх матеріалів (статі і відеоматеріалів, по радіопрограмах - назва радіостанції, назва програми, дата, час виходу і короткий зміст) вийшли в ЗМІ. Створення архіву.

● Аналіз ефективності проведеного заходу і виробітку рекомендацій на майбутнє.

● Формування бази даних ЗМІ і відстежування змін на ринку ЗМІ свого регіону.

● Організація транспортного забезпечення і розміщення в готелі приїжджих журналістів.

● Акредитація журналістів.

● Співпраця з організаціями, що здійснюють захист прав і інтересів журналістів і ЗМІ в своєму регіоні.

● Співпраця з прес-службами, департаментами по зв'язках з громадськістю органів влади в регіоні.

● Співпраця з прес-службами суспільних організацій і проведення сумісних акцій.

● Написання статі в газетах і журнали (в міру необхідності).

● Випуск власного друкарського видання. (Як правило, виходять невеликим тиражем, і розповсюджується серед членів організації).

● Участь в створенні фірмового стилю, власної рекламної продукції (бланки, візитки, плакати, сувенірні календарі, буклети, брошури і т.д., і т.п.).

3. Склад прес-служби Кабінету Міністрів України

Прес-службу очолює керівник Прес-служби, який призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом Міністрів України і підпорядковується Прем'єр-міністру України.

Керівник Прес-служби має заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом Міністрів України за поданням керівника Прес-служби.

Керівник Прес-служби організує роботу Прес-служби і несе відповідальність за виконання покладених на неї завдань, визначає обов'язки посадових осіб та функції структурних підрозділів Прес-служби.

Прес-служба є структурним підрозділом апарату. Керівник прес-служби і (або) прес-секретар підкоряється безпосередньо керівнику організації і взаємодіє зі всіма структурними підрозділами організації. Існує безліч варіантів складу прес-служби залежно від масштабів діяльності організації і організаційної структури. Але, як показує досвід, під час поточної роботи (коли немає крупних заходів) достатньо прес-секретаря і його помічника. При проведенні масових заходів і акцій необхідно сформувати прес-центр, привертати прес-секретарів первинних або регіональних організацій. Прес-секретарі первинних організацій є потенційними співробітниками прес-служби. Прес-секретар постійно підтримує з ними зв'язок: інформує про важливі події, нових програмах, проводить семінари і майстер-класи [3, с. 42].

Організація роботи прес-служби Кабінету Міністрів України

Найбільша роль в цьому питанні відводиться прес-службам державних органів. Так, основною задачею державної прес-служби є роз'яснення громадянам, яким чином політика і цільові програми держави впливають на їх життя. Завдяки цій діяльності діяльність держави і його органів на місцях набуває загальнодоступного характеру, що у свою чергу сприяє розумінню суспільством тих або інших дій держави. Знаходячись в постійному контакті із ЗМІ, співробітники державних прес-служб роз'яснюють позитивні сторони дії уряду, виправляють недостовірну або помилкову інформацію про уряд. Проте це не повинне є єдиним напрямом в їх роботі. Співробітникам державних прес-служб необхідно пам'ятати про те, що вони в рівному ступені відповідальні як за імідж держави в очах громадськості і журналістів, так і за імідж ЗМІ і журналістів в очах держави.

Висновки

Отже, прес-служба є зв'язуючою ланкою, що забезпечує обмін інформацією між суспільством і організацією, на базі якої створена дана прес-служба.

Офіційний представник повинен уміти діяти в непередбачуваних ситуаціях, справлятися одночасно з декількома задачами, уміти працювати в умовах, коли його/її постійно відволікають, уміти швидко реагувати, бути неупередженим по відношенню до репортерів - тобто на віддавати нікому переваги. Крім того, офіційний представник повинен бути людиною високої персональної етики. Важливо, щоб прес-секретар підтримував довір'я до себе і до посадовця, який він представляє. Для ефективної роботи прес-секретаря необхідно, щоб йому довіряла преса; йому або їй не віритимуть, якщо журналісти у минулому одержували відповіді, які вводили їх в оману.

Роботу прес-служби організації можна умовно поділити на дві сфери: внутрішня і зовнішня. Внутрішньою сферою є сама організація (наприклад: регіональна обласна організація). Зовнішньою сферою є все те, що оточує організацію.

Функції визначаються творчим підходом до своєї роботи. Можна обмежитися лише контактами із ЗМІ в міру необхідності, а можна стати для всіх ЗМІ постійним джерелом інформації про діяльність вашої організації.

Основними інструментами прес-секретаря можна назвати ряд інформаційних матеріалів. Ось деякі з найпоширеніших комунікаційних інструментів: ПРЕС-РЕЛІЗ, АНОНС, ПРЕС-ПАМ'ЯТКИ, ВІЗУАЛЬНІ МАТЕРІАЛИ, ПАКЕТИ ДЛЯ ПРЕСИ або медіа-комплекти, "РАДІОЗАГОТОВКА”, ПРЕС-КОНФЕРЕНЦІЇ, ІНТЕРВ'Ю.

Список використаних джерел

1. Ананьєв О. М. Інформаційні системи і технології в менеджменті. — Л.: Видавництво Львівської комерційної академії, 2003. — Ч. 1: Основи мережних технологій.

2. Бебик В. М. Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві: психологія, технології, техніка паблік рилейшнз. — К.: МАУП, 2005. — 440 с.

3. Глівенко С. В., Лапін Є. В., Павленко О. О., Лебідь В. М., Слабко С. С. Інформаційні системи в менеджменті. — Суми: ТОВ "ВДТ "Університетська книга", 2005. — 408 с.

4. Дрешпак В. М. Прес-служба: установи, організації, підприємства. — Д.: Журфонд, 2006. — 124с.

5. Костіна Н. І., Антонов В. М., Білоус В. Т. Менеджмент: перспективні інформаційні технології. — Ірпінь: Видавничий центр Національної академії ДПС України, 2003. — 374 с.

6. Кутідзе Л. С., Куреда Н. М., Олійник О. М. Інформаційні системи в менеджменті. — Запоріжжя: ЗНУ, 2006. — 345 с.