Реферат: Применение электронных таблиц Excel 97
Ячейка Excel может содержать числа, текст, формулу или оставаться незаполненным. Вы, вероятно, знаете, что такое числа и текст, однако понятие формулы может привести вас в некоторое замешательство. С помощью формулы в Excel вы сообщаете программе, какие вычисления нужно провести с информацией, хранящейся в других ячейках таблицы. К примеру, вы можете ввести формулу, которая будет складывать значения первых 10 ячеек столбца А и выводить результат в ту же ячейку, где расположена формула.
Формулы содержат обычные арифметические операторы, например, + (плюс), - (минус) * (умножить), / (разделить). Кроме того, они могут использовать специально встроенные функции, которые облегчают процесс вычисления. Например, в Excel
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 5.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия Excel 97, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.
К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.
Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.
Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 7.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 97:
- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;
- диалоговые окна-регистры;
- отдельная пиктограмма для форматирования;
- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.
2. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ
Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.
2.1. Создание нового документа.
Для создания нового документа из меню Файл нужно вызвать директиву Создать .
На экране появится документ с именем Книга 2: программа Excel присваивает новым документам имя Книга с добавлением текущего порядкового номера.
Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели (первая строка пиктографического меню).
2.2. Загрузка рабочего документа .
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Открыть из меню Файл .
Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Диск нужно указать диск, а в поле Папка выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно будет выделено тёмно-синим светом. После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке Открыть или дважды щелкнув по имени искомого файла.
2.3. Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню Файл директиву Сохранить как ... После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Книга [порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символы кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке Сохранить .
2.4. Защита данных.
Для введения пароля необходимо вызвать директиву Сохранить как… из меню Файл . В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Параметры . Появляется диалоговое окно Сохранение . В поле ввода Пароль для открытия файла этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна Сохранение открывается окно Подтверждение пароля , в котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Пароль разрешения записи , то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Только чтение . В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.
3. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одни из важнейших Элементов программы Excel 97, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущих версиях программы в случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 97 Вам нужно открыть только один файл.
3.1. Управление рабочими листами .
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист 1 , Лист 2 и т.д.
Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Лист 2 . Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых трёх рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа.
3.2. Добавление рабочих листов.
Директивы добавления расположены в меню Вставка . Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:
- рабочие листы для создания таблиц;
- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);
- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокоманды Excel 97 или на языке Visual Basic);