Реферат: Работа с запросами в MS Access 97

Access дає дев’ять функцій, які забезпечують виконання групових операцій. Можна ввести ім’я функції з клавіатури в рядку Групповая операция бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Нижче перераховані підсумкові функції Access:

Sum Вираховує суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.

Avg Вираховує середнє арифметичне всіх значень даного поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.

Min Повертає найменше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найменше значення. Для текстових полів - найменше з символьних значень незалежно від регістру.

Max Повертає найбільше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найбільше значення. Для текстових полів - найбільше з символьних значень незалежно від регістру.

Count.Повертає число записів, в яких значення даного поля відмінні від Null (пусто).

StDev.Вираховує стандартне відхилення всіх значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.

Var Вираховує дисперсію значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.

First Повертає перше значення цього поля в групі.

Last Повертає останнє значення цього поля в групі.

Якщо не потрібно включати в групи підсумкового запиту деякі записи, можна додати в бланк запиту одне або декілька полів для фільтра. Для створення фільтра треба в рядку Групповая операция вибрати установку Условие, зняти прапорець Вывод на экран для цього поля і ввести умови відбору.

2. ПЕРЕХРЕСНІ ЗАПИТИ

Access підтримує особливий тип підсумкових запитів, який називається перехресними запитами. Вони дозволяють побачити обчислювані значення в вигляді перехресної таблиці, яка нагадує електронну.

Для побудови перехресного запиту потрібно виділити ім’я потрібної таблиці в вікні бази даних і вибрати Новый запрос зі списку кнопки Новый объект на панелі інструментів. В вікні діалогу вибрати Конструктор, а потім у вікні конструктора вибрати команду Запрос/Перекрестный. Access додасть в бланк запиту рядок Перекрестная таблица. В цьому рядку для кожного поля перехресного запиту може бути вибрана одна з чотирьох установок: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение (яке виводиться в чарунках перехресної таблиці) і Не отображается. Для перехресного запиту потрібно визначити у крайньому випадку одне поле в якості заголовків рядків, одне для заголовків стовпчиків і одне поле значень. Кожне поле, яке є заголовком стовпчиків, повинно мати в рядку Групповая операция установку Группировка. Для поля, яке використовується в якості заголовків рядків, в рядку Групповая операция повинна бути встановлена операція Группировка, вибрана одна з підсумкових функцій або введений вираз, який містить підсумкову функцію. Для поля з установкою Значение вибрати одну з підсумкових функцій або ввести вираз, який використовує підсумкову функцію.

Як і в інших типах підсумкових запитів, для відбору даних, які включаються у набір записів, можна використати додаткові поля. Для них необхідно вибрати установку Условие в рядку Групповая операция і Не отображается в рядку Перекрестная таблица, а потім ввести умову відбору. Умову відбору можна також задати для любого поля, яке використовується в якості заголовків стовпчиків, а дані можна сортувати по любим полям (з мовчазної згоди Access сортує заголовки стовпчиків за зростанням).

Можна визначити порядок стовпчиків в перехресній таблиці, використовуючи вікно властивостей запиту. Для цього треба клацнути в любому місці верхньої частини (ззовні списків полів) вікна запиту в режимі конструктора і натиснути кнопку Свойства на панелі інструментів. На екрані з’явиться вікно властивостей запиту.

Щоб задати порядок виводу стовпчиків в перехресній таблиці, потрібно ввести заголовки так, як вони виглядають в відформатованому вигляді, і в тій послідовності, в якій користувач хоче їх побачити. Потрібно впевнитися, що включені всі заголовки стовпчиків, які з’являються в підсумковій таблиці. Якщо пропущений який-небудь заголовок стовпчика або неправильно введене його ім’я, то він не з’явиться в перехресній таблиці.

Обмеження на використання запитів на вибірку для поновлення даних

Набір записів, які створює Access при виконанні запитів, виглядає і веде себе майже як реальна таблиця, яка містить дані. Дійсно, в багатьох випадках можна вставляти рядки, видаляти їх і поновлювати дані в наборі записів. При цьому Access внесе необхідні зміни в відповідні базові таблиці запиту.

Але в деяких випадках Access не розуміє, які зміни необхідно виконати. Розглянемо для прикладу обчислюване поле. Якщо користувач спробує змінити значення в підсумковому полі, яке є результатом перемноження двох довільних полів, Access не знає, яке з цих полів - він хоче змінити. В той же час можна змінити значення любого з цих полій і відразу отримати результат у підсумковому полі.

Access не дозволяє виконати зміни, які діють на декілька рядків базової таблиці. По цій причині не можна змінити дані в підсумковому або перехресному запиті. Access не дозволяє змінити дані в полі, яке має установку Avg або Sum, тому що результат у цьому випадку визначається значеннями з багатьох записів.

При роботі з набором записів, які отримані в результаті об’єднання, Access дозволяє змінювати значення любих полів таблиці, яка знаходиться на боці відношення “багатьох”, але не дозволяє поновлювати ключові поля таблиці з боку “один”. Наприклад, один склад може мати багато товарів. В наборі записів, який є результатом об’єднання таблиць Склади і Товари, можна поновити любе поле, яке належить таблиці Товари, але не можна змінити значення полів, які створюють первинний ключ таблиці Склади. Access дозволяє змінити інші поля цієї таблиці.

Якщо не бути уважним, можливість поновлювати поля з боку “один” може призвести до небажаних результатів.

Створення перехресних запитів за допомогою майстра

1. В вікні бази даних перейти на вкладку Запросы і натиснути кнопку Создать.

2. В діалоговому вікні Новый запрос вибрати майстра Перекрестный запрос.

3. Натиснути кнопку ОК.

4. Користувач слідує інструкціям, які з’являються в діалогових вікнах майстра. В останньому діалоговому вікні користувачу пропонується вибір виконати запит або проглянути його структуру в режимі конструктора.

За допомогою майстра сводных таблиц дані перехресних таблиць можна вивести на екран, не створюючи окремого запиту. За допомогою зведеної таблиці заголовки рядків і стовпчиків можна змінювати таким чином, щоб різними способами можна було аналізувати дані.