Реферат: Распорядительные документы
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- запись электронных документов на машинные носители;
- проверка качества записи;
- описание электронных документов;
- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
- подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:
- название документа,
- дата его создания,
- характеристика содержания (аннотация),
- электронный формат,
- физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),
- объем документа (для баз данных также – количество записей).
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.
К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются: