Введение. 2

1 Постановка задачи. 3

2 Разработка таблиц. 3

3 Разработка запросов. 6

4 Создание отчетов. 3

5 Создание форм. 13

6 Разработка главной кнопочной формы.. 15

7 Руководство пользователя. 19

8 Рекомендации по дальнейшей модернизации системы.. 20

Заключение. 21

Список литературы.. 22

Введение

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге.

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Базы данных (БД)составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

В курсовой работе рассмотрен процесс разработки информационной системы «Отдел сбыта».

1 Постановка задачи

Тема: разработка базы данных: Отдел сбыта в MS ACCESS.

Основное содержание: отдел сбыта предприятия занимается реализацией выпускаемой предприятием продукции. Отделу сбыта требуется разработать систему учета договоров с заказчиками, автоматизирующую учет сведений о реализуемой продукции заказчикам. Обеспечить расчет стоимости отпускаемой продукции, расчет дебиторской задолженности заказчиков, так как возможна частичная оплата суммы по договору за реализуемую продукцию с последующем погашением задолженности. Обеспечить хранение и печать данных о заказчиках, реализуемой продукции, поисковую систему. Разработать базу данных - отдела сбыта.

2 Разработка таблиц и схемы базы данных

В MicrosoftAccess можно создать таблицы несколькими способами. Рассмотрим создание таблиц в режиме конструктора.

Нажмем кнопку Создать на вкладке «Таблицы» и выберем Конструктор. В открывшемся окне зададим следующие поля таблицы «Заказчики» (рис. 1).

Далее закроем конструктор, в появившемся запросе “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” выберем Да и сохраним таблицу под именем «Заказчики».

Рис. 1. Таблица «Заказчики» в режиме конструктора

Аналогичным образом создадим таблицы «Договора», «Расчет», «Сотрудники отдела сбыта», «Виды материалов» и «Материалы» (рис. 2-6).

Рис. 2. Таблица «Договора» в режиме конструктора

Рис. 3. Таблица «Сотрудники отдела сбыта» в режиме конструктора

Рис. 4. Таблица «Материалы» в режиме конструктора

Рис. 5. Таблица «Виды материалов» в режиме конструктора

Рис. 6. Таблица «Расчет» в режиме конструктора

После создания таблиц и заполнения их данными нужно связать таблицы. Для этого необходимо выбрать пункт меню Сервис / Схема данных. В открывшемся окне добавляем все созданные таблицы.

Свяжем таблицы согласно рисунку 7.

При создании связей отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку Создать и у нас появляются связи между таблицами «один ко многим».

Рис. 7. Схема данных

3 Разработка запросов

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

Для создания запроса перейдем на вкладку Запросы , нажмем кнопку Создание запроса с помощью конструктора.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--