Реферат: Разработка базы данных Отдела сбыта в MS Access

Создадим отчет по запросу «Список выплат». Для этого выберем «Создание отчета с помощью мастера», далее в списке выберем запрос «Список выплат». Выберем все поля данного запроса, макет «По левому краю», стиль «Деловой».

Модифицируется отчет следующим образом: необходимо выбрать его имя на вкладке Отчеты и щелкнуть на кнопке Конструктор. Выбор команды «Просмотр» в том же окне позволяет увидеть, как будет выглядеть распечатанный отчет.

Отчеты по остальным запросам формируются аналогично с помощью мастера.

5 Создание форм

Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования. Выбор команды Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы “вручную”, создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм. Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных, диаграммами и сводными таблицами в формате Excel.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

Для создания формы с помощью Мастера форм предполагается следующая последовательность действий:

Выберите Формы: Создать. Укажите поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки, расположенные в нижней части экрана, позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления (рис. 17).

Рис. 17. Окно мастера форм

Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей. На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на этом завершить процесс создания формы, нажав кнопку «Готово».

Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы. Таким образом, создадим формы ввода данных .

Рис.18. Форма «Договора»

6 Разработка главной кнопочной формы

Кнопочная форма - это меню для работы в базе данных. В меню может быть несколько вложенных подменю.

Создадим меню 1-го уровня:

- Закроем все таблицы, формы, отчеты, запросы

- Выберете пункт меню «Сервис/ Служебные программы/ Диспетчер кнопочных форм», в ответ на вопрос «Создать кнопочную форму?» нажать кнопку Да. Перед нами откроется окно диспетчера кнопочных форм.

- Нажмем кнопку Изменить

- Ввести название кнопочной формы «Отдел сбыта»

- Нажать кнопку Закрыть

- Нажать кнопку Создать

- В окне «Создание» ввести текст «Форма», ОК

- Нажать кнопку Создать

- Аналогично создадим следующие страницы кнопочной формы: «Отчеты», «Запросы», «Выход» .

Рис. 19. Страницы кнопочной формы

Создадим меню 2-го уровня

Теперь последовательно будем раскрывать каждый пункт меню 1-го уровня. Отметить курсором главную кнопочную форму «Отдел сбыта» и нажать кнопку Изменить

- Создать элемент кнопочной формы

- Текст «Формы»

- Команда «Переход к кнопочной форме»

- Кнопочная форма - выбрать из списка «Формы», ОК

- Создать элемент кнопочной формы

- Текст «Запросы»