Реферат: Речевой этикет делового письма
Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем". Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.
2 Речевая ситуация и стандартные средства языка
Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы.
На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели . Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.
Речевые цели связаны с необходимостью:
· (а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
· (б) побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
· (в) документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);
· (г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.
Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.
В связи с изменением цен на энергоносители просим Вас привести в соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 года.
При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, а речевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме.
Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее...
С удовольствием сообщаем Вам...
Требуем незамедлительно погасить задолженность...
Цель, предполагающая информирование адресата, как правило, реализуется в виде формулы, непосредственно вводящей сообщение.
Сообщаем Вам...
Отвечаем Вам настоящим письмом...
Ставим Вас в известность ...
ЗАО "Веста " заявляет о...
Гарантируем ...
Информируем Вас о...
Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз, состав и оформление реквизитов, иногда даже на лексический состав текста письма и его объем: к народным избранникам, к заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами: "глубокоуважаемый", "многоуважаемый", в остальных случаях - "уважаемый":
Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич!
Уважаемый г-н Кутю...
В случае если адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и отчество адресата:
Уважаемый Владимир Егорович...
Уважаемая Марина Алексеевна!
Практику обращения только по имени в русских деловых письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловой корреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования - обращение по имени и отчеству в условиях официального общения и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры.
Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллеге будет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий, подробностей.