Реферат: Регистрация и индексация документов

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.

Виды регистрационных учетных форм

В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500–600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления. Например:

«В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».

Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).

После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с №1 по №372. Случайно пропущен номер 41». Запись заверяют подписью.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

– сложности обязательной многократной регистрации документов;

– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов – зеленого, исходящих – синего, внутренних – желтого цвета.

Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере существенных различий не имеют.

Организация, регламентирует в инструкции по делопроизводству:

– расположение реквизитов на карточке;

– зоны для записи;

– порядок использования оборотной стороны карточки;

– состав дополнительных реквизитов (определяет организация);

– количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразделения).

Справочная картотека

Справочная картотека состоит из 2-х частей и содержит:

– карточки на неисполненные документы, в т.ч. направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;

– карточки на исполненные документы.

Картотека неисполненных документов включает следующие группы карточек:

– на поступившие документы;