Реферат: Регистрация и индексация документов

– на документы внутреннего пользования, сгруппированные по структурным подразделениям, руководителям, специалистам;

– на документы, объединенные датой поступления.

Часть картотеки на исполненные документы формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности организации. Внутри разделов карточки располагают по датам Поступления.

Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.

Работа с картотеками предполагает:

– своевременное поступление карточек на вновь зарегистрированные документы;

– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;

– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и т.д.);

– внесение изменений в записи;

– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.

При правильном ведении картотек справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и эффективно.

Список литературы

1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

2. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т. ‑ М.: «Экономика», 1991.

3. «Основы делопроизводства» – требования к тексту документа, Л.П. Салазкина, Кемерово, 1997 г.

[1] При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления

[2] Для поступающих в организацию документов