Реферат: Системы управления документами, их функции 2

. управление информацией в базе данных;

. обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

. пересылка и рассылка документов;

. администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их

характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема,

тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в

сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через

глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи

(см. таблицу).

|Задача |Подсистемы СУД |

|Документы нужно надежно хранить |Централизованное хранилище |

|и быстро находить |электронных документов |

|Документы нужно обрабатывать |Система управления |

|в соответствии с действующими |документооборотом |

|процедурами | |

|Участники процессов должны иметь |Коммуникационная среда |

|эффективные средства взаимодействия | |

|СУД должна быть связана с другими |Интеграционные компоненты |

|компонентами информационной системы | |

|Все это должно на чем-то работать |Системные компоненты |

Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить

документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При

этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном

экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а

электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.