Реферат: Системы управления документами, их функции 2

или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень

короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является

отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы

уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется.

Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых

рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих

процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими

изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур

специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно

представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки

документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть

исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного

документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта. По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих

в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на

рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило,

содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из

централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями,

позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными

организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о

наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а

также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как

правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть

интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с