Реферат: СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
V. Текущее хранение документов
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).
В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.
Например: "Приказы директора банка за 2000 г. "
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).
| 02-01 | Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по металлургии по вопросам бухгалтерского учета и отчетности |
| 02-02 | Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии |
| 02-03 | Приказы директора предприятия по личному составу. Копии |
VI. Приложение № 1
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
00.00.00 №1145
Москва
Об упорядочении деятельности по развитию собаководства
В целях упорядочивания мероприятий по развитию собаководства и обеспечению организованного единства в их осуществлении Правительство Федерации
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Возложить на министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирования вопросов развития собаководства в Российской Федерации.
Председатель Правительства
Российской Федерации М.Касьянов
VII. Приложение №2
ЗАО "Российская пушнина"
Совет директоров
РЕШЕНИЕ
00.00.00
О подготовке к пушному
Аукциону в Санкт-Петербурге №5
На основании координационного плана от 00.00.00 Совет директоров ассоциации "Российская пушнина"
РЕШИЛ:
1. Назначить ответственным ЗАО на аукционе Васильева А.Д.