Реферат: Создание учебной базы данных Телефонный справочник в Access 97
В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.
3. Создание базы данных
В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.
Мы воспользуемся первым случаем.
1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК .
Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.
2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК (например, c:\BD\Access\телефонный справочник.mdb)
После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.
4. Создание таблиц
В MicrosoftAccess можно создать таблицы несколькими способами. Я здесь рассмотрю создание таблиц в режиме конструктора.
Нажмите кнопку Создать и выберете Конструктор. В открывшемся окне зададим следующие поля таблицы:
| Имя поля | Тип данных |
| Фамилия | Текстовый |
| Имя | Текстовый |
| Отчество | Текстовый |
| Адрес | Текстовый |
| Телефон | Числовой |
С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом .
Для поля Телефон поставим ключ и зададим Маску ввода “90\-00\-00”.
Далее закройте конструктор, в появившемся запросе “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” выберете Да и сохраните таблицу под именем «Справочник».
Таким же образом создадим вторую взаимосвязанную таблицу. В ней будут храниться личные данные абонентов. Зададим для нее следующие поля:
| Имя поля | Тип данных |
| Телефон | Числовой |
| Номер паспорта | Числовой |
| Дата рождения | Дата/Время |
| Место рождения | Текстовый |
| Образование | Текстовый |
| Место работы | Текстовый |
| Должность | Текстовый |
Для поля телефон опять же поставим ключ и зададим туже маску ввода. И сохраним таблицу под именем «Личные данные».
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
Для этого выберем пункт меню Сервис – Схема данных . Добавим наши таблицы «Справочник» и «Личные данные». Свяжем эти таблицы по полю «Телефон», для этого перетащим, удерживая левую кнопку мыши, поле Телефон из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим пункты меню: обеспечение целостности данных , каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей . После этого нажимаем кнопку Создать и у нас появиться связь между таблицами один к одному .
5. Создание формы «Сведения об абонентах»
Для облегчения работы с данными используют формы.
Перейдите на вкладку Формы и нажмите кнопку Создать , в открывшемся меню выберете Автоформа: в столбец и в качестве источника данных таблицу «Сведения». Появиться исходная форма, которая включает все поля из таблицы «Сведения».
Следующим шагом является размещение элементов управления в логическом порядке. Перейдите в режим конструктора. Для начала изменим размеры формы, раздвинув границы до “разумных пределов”. На панели инструментов нажмите кнопку Панель элементов , после этого она будет помещена у вас на экране.
· нажмите на Панели элементов кнопку Надпись;
· после этого щелкните в заголовке форме и введите надпись Данные об абоненте;
· после этого с помощью пиктограмм Панели инструментов измените цвет надписи на темно синий, размер шрифта – 14, и выделите ее жирным шрифтом;
· теперь щелкните на Панели элементов Прямоугольник и разместите его на форме, задайте нужные размеры. Щелкните пункт меню Вид – Свойства, в появившемся меню перейдите на вкладку Макет и задайте свойство Оформление – приподнятое. При необходимости можете изменить цвет фона;
· объедините текстовые окна (в которых пользователь будет вводить текстовые данные) и поместите их в этот прямоугольник;