Реферат: Технологии делопроизводства. Контроль за исполнением документов и принятых решений

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентам вовне её.

Это предполагает наличие технологии обработки и преобразования информации поступающих документов в результатную информацию. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

–технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

–технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

–технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из ее внутренней структуры;

–технологии обработки документной информации и накопления документов;

–технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

I .ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1Организация документооборота

1.1.1. Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались термином «документооборот». Исходя из установленного ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние двадцать лет, следует, что полного тождества между понятиями «технология» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривая движение только отдельных документов, в то время, как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны, и быть достаточно простым для описания этих процессов. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Документооборот в организациях состоит из потока документов , циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и другими.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы – потоки внутренней документации . Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей. Так что в начале их путь – это путь отправляемых документов, а продолжение – путь получаемых документов.

Другой характеристикой документооборота может являться видовой состав документов, например:

– распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

– акты и справки проведения вневедомственных проверок;

– статистическая отчетность;

– письма-запросы о деятельности организации;

– письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

– материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и другие) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и так далее.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов . Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков , но и их цикличность . С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации. Критерии различий между группами документов могут быть и иными, но их поиск и выделение имеет смысл только при одном условии – существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Как известно в настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.

Если еще несколько лет назад подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизовано в специальном подразделении –экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам на их персональные компьютеры. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы юридической силы корреспонденции.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--