Реферат: Технологии делопроизводства. Контроль за исполнением документов и принятых решений

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

–экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию и фиксация самого факта их поступления;

– предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

– организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;

– обработка исполненных и отправляемых документов.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных – зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна, как правило не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками; поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения.

Если на конверте имеются надписи «Срочно» , «Вручить немедленно» и др, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 15.01.2007 10.35

При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и др. факторов.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки . Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

В экспедиции не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично» , документы на машинных носителях , а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим).

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях:

– в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

– в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю ;

– если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

– при желании взыскать с корреспондента доплату Почтовому ведомству .

1.1.2. Структура баз данных документального фонда организации

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрация производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

– приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ,

– приказы по кадрам – в отделе кадров,

– бухгалтерская документация – в бухгалтерии,

– учебная документация – в учебной части,

– переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководителем организации единый список или перечень.