Реферат: Требования к оформлению документов по личному составу
Срочные трудовые договоры заключаются, прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.
- Перемещение.
Перемещение, перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.
Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции
- составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа;
- подписание приказа и его регистрация;
- ознакомление с приказом работника, о чем делается пометка на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);
- на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;
- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.
Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.
- Увольнение.
Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке или приказе об увольнении.
На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ подписывается и регистрируется.
Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.
Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.
На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.
Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.
В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.
Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.
- Трудовая книжка.
Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Они относятся к числу основных документов, подтверждающих общий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.
Трудовая книжка представляется в отдел кадров предприятия при приёме на работу, а если работник впервые поступает на работу, то на него заводится трудовая книжка не позднее недельного срока. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
Лица, поступившие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.
Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Записи в трудовой книжке ведутся аккуратно, арабскими цифрами без помарок и исправлений, в точном соответствии с приказом о приёме, переводе или увольнении. Каждая запись заверяется подписью должностного лица и печатью (обычно отдел кадров). Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
В соответствии с «Инструкцией» в трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения,
образование, профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную
работу, увольнение;
- сведения о награждениях и поощрениях;