Реферат: Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами 2
При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка- это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. [2]
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. [3]
Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ [1].
Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
1.2. Учёт расчётов с подотчётными лицами и
их документальное оформление
Неиспользованные наличные деньги, выданные в подотчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу. После исполнения операции, для которой были получены в подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов. [5]
При приобретении товарно-материальных ценностей за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение их и документы, подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы (ГСМ, канцтовары и др.), к авансовому отчету должны быть приложены требования с росписью получателей либо другие документы, подтверждающие расход. Очень часто подотчетные лица не сдают в установленные даты подотчетные суммы и не предоставляют отчеты, тогда бухгалтер включает эти суммы в облагаемый НДФЛ. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на отчетную дату такие суммы отражены по Д-ту счета 71, основание для включения этих сумм в облагаемый доход работника не имеется. Однако если потом эта сумма будет списана с подотчетного лица без оправдательных документов, она подлежит включению в совокупный доход на общих основаниях. Документы, подтверждающие приобретение товарно-материальных ценностей за наличные (копии чеков, квитанции, фактуры, счета и др.) должны содержать минимум реквизитов, по которым можно определить продавца и его местонахождение. [6]
Торгово-закупочные акты по приобретению товарно-материальных ценностей или услуг должны содержать паспортные данные продавца и место прописки. В противном случае сумма затрат списывается только за счет чистой прибыли с добавлением таких сумм к совокупному доходу подотчетного лица.
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются по каждому работнику предприятия в ведомости и журнале-ордере № 7 по счету 71.
Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. [7]
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 “Касса” (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же - направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием). [8]
При имеющихся на счету 71 операциях с валютой его сальдо на конец периода подлежит переоценке на последний календарный день в отчетном периоде.
Таким образом, может возникнуть курсовая разница - разница между рублевой оценкой имущества, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу, котируемому ЦБРФ на дату пересчета или составления отчетности, и рублевой оценки имущества, исчисленной по курсу ЦБРФ на дату принятия их к бухгалтерскому учету или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Следует отметить, что курсовая разница отражается в первую очередь на том счете, где возникает, то есть по счету 71. [9]
Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый НДФЛ превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. Также в облагаемый НДФЛ включаются суммы, по которым работник не отчитался втечение установленного срока. По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма облагается НДФЛ на общих основаниях.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу, на соответствие выданного аванса назначению и утвержденным руководителем. Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на оправдательных документах и на отчете бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств. [10]
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». [14]
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
С 1 января 2002 года при учете командировочных расходов для целей налогообложения прибыли необходимо учитывать требования пункта 1 статьи 252 НК РФ. Согласно этим требованиям, в целях обложения налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при соблюдении следующих трех условий:
- расходы должны быть обоснованными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
- расходы должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. [11]
Расходы признаются таковыми в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты). При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета командировочного работника. Признание даты осуществления таких расходов необходимо, чтобы правильно определять, в каком отчетном (налоговом) периоде налогоплательщикам должны принимать для целей налогообложения расходы на командировки.
Командировочные расходы включаются в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственным процессом предприятия. [13]
Аналитическими регистрами налогового учета в этом будут являться карточки или журналы-ордера по налоговым счетам за отчетный (налоговый) период, если они будут содержать реквизиты, перечисленные в статье 313 НК РФ. [12]