Реферат: Управление материально-техническим снабжением предприятия
Поступивший на склад груз принимается по сопроводительным документам с контролем их соответствия счетам поставщиков. Далее проверяется соответствие фактического наличия груза сопроводительным документам. Несоответствие факсируется по специальным правилам особым актом.
Кладовщик вводит в ЭВМ сведения о прибывшем грузе, указывая поставщика, его грузовой адрес, номер и дату выписки накладной, наименование (номенклатурный номер) и количество материальных ценностей. Данные о грузе обрабатываются ЭВМ, которая определяет адреса мест хранения по списку фиксированных мест хранения или выбирая из списка свободных ячеек, если поступил груз, которого нет на складе.
Кладовщик получает указание о размещении груза в заданную ячейку. При наличии автоматических штабелеров они по команде ЭВМ осуществляют загрузку в нужную ячейку. Если по каким-либо причинам ячейка оказалась занятой или кладовщик считает выбор ячейки неудачным, он размещает груз в любой ячейке, но во всех случаях сообщает ЭВМ о местонахождении принятого и размещенного груза.
Получив подтверждение (квитирование) о приеме груза, ЭВМ через установленный на складе терминал распечатывает приемный акт, содержащий следующие сведения: номер и дату составления, номер склада, фамилию кладовщика, наименование поставщика, номер и дату накладной, номер и дату счета. Далее по строкам акта указывается наименование, сорт, размер принимаемого груза, единица измерения, полученное количество, цена единицы и суммарная стоимость. Приемный акт является документом, устанавливающим материальную ответственность кладовщика. Поэтому кладовщик подписывает приемный акт и пересылает два подписанных экземпляра в бухгалтерию. Один экземпляр остается на складе для возможных последующих контрольных проверок.
Если груз с сопроводительными документами поступает раньше счета, процедуры в принципе сохраняются, за небольшими изменениями. Так как в памяти ЭВМ нет необходимого счета, ввод информации о пришедших грузах кладовщик осуществляет построчно с сопроводительных документов. Сведения о поступивших, но не оплаченных грузах хранятся в памяти до прихода соответствующего счета, после чего происходит их сопоставление для выявления ошибок и несоответствий. Ежедневно для контроля выдается ведомость принятых грузов и приходных документов за день. На этом процесс приема грузов заканчивается.
Сведения о поступивших за прошедший день грузах выдаются в виде сводных ведомостей принятых грузов и приходных документов. Эти сведения используются для контроля, а также для начала процесса распределения и выдачи имеющихся на складах материальных ценностей.
Распределение прибывших грузов может проводиться в автоматическом или "ручном" режимах. Автоматический режим используют в тех случаях, когда распределяемые количества полностью соответствуют плану распределения или должны быть распределены в равных пропорциях. "Ручное" распределение позволяет учитывать неформальные приоритеты потребителей.
Потребителям рассылаются извещения о том, какие грузы по плану распределения могут быть ими получены. При желании потребителя получить соответствующие грузы выдаются требования на получение груза. Сотрудник отдела снабжения может аннулировать требование в случае длительной задержки получения грузов со склада или неплатежеспособности потребителя.
При предъявлении требования на склад кладовщик проверяет с помощью ЭВМ его правильность и получает указание адреса, по которому расположен этот груз на складе. При наличии автоматического штабелера ЭВМ выдает на него команду и груз подается штабелером к месту выдачи, в противном случае это делает кладовщик по указанному ЭВМ адресу. Выдав груз потребителю, кладовщик вводит в ЭВМ и проставляет на требовании фактически выданное количество, которое может отличаться от затребованного. Кладовщик и получатель груза подписывают требование, подтверждая факт передачи груза. Два экземпляра подписанных требований передаются в бухгалтерию. Для ускорения оформления платежных документов, если пересылка требований занимает длительное время, дубликат требования с заполненной графой "отпущено" и фамилиями подписавших сразу печатается на терминале, установленном в бухгалтерии.
Ежедневно на ЭВМ формируются по информации о выданных грузах счета-фактуры, один экземпляр которых вместе с копией требования отправляется потребителю. Используя данные счетов-фактур, рассортированные по потребителям, ЭВМ формирует платежные требования и сопроводительные реестры к ним, передаваемые в отделения Госбанка или Стройбанка для проведения необходимых банковских операций. Ускорение подготовки и передачи для оплаты платежных документов существенно влияет на время оборота оборотных средств, что является одним из основных финансовых показателей, характеризующих эффективность системы материально-технического снабжения.
Учитывая важность сохранности материальных ценностей, при разработке автоматизированной системы особое внимание должно уделяться защите данных от несанкционированного доступа, их резервированию, контролю достоверности и ведению архивов, по которым могут быть восстановлены все детали работы системы за прошлое время.
3. Бухгалтерский учет материальных ресурсов
Комплекс задач бухгалтерского учета материальных ресурсов (ценностей) предназначен для автоматизации учета движения материалов на складах предприятия, контроля за их сохранностью, расчета сумм по балансовым счетам, калькуляции фактической себестоимости производства в части материальных затрат, анализа производственной деятельности предприятия в части использования материальных ресурсов. Задачи можно функционально разделить на три группы: учета движения материалов на складах, расчетов с поставщиками материалов и расхода материалов на производство.
Учет движения материалов на складах кроме учета поступления и расходования материальных ценностей и контроля за их сохранностью включает в себя получение документов аналитического и синтетического бухгалтерского учета, содержащих как итоговые суммы по каждому балансовому счету, так и распределение этих сумм по группам материалов, видам операций и пр. Балансовый счет определяет, на какие цели израсходованы материалы – на основное производство, ремонтные работы, хозяйственные нужды и т.п.
На основании приходных актов и требований комплекс программ готовит и выдает оборотную ведомость движения материальных ценностей, т.е. какие материалы и в каких количествах поступили, а какие отпущены со склада. Оборотная ведомость выдается по складу, группам материалов, балансовым счетам.
Учет расчетов с поставщиками материалов заключается в следующем: по оплаченным счетам поставщиков и приходным ордерам подготавливаются и выдаются ведомости или справки на терминалы по задолженности поставщикам, по материалам в пути (счета получены, а материалы - нет), по неотфактурованным поставкам (материалы пришли, а счета – нет), по расчетам с поставщиками и др. Все программы выдачи различных ведомостей реализуют сортировку и суммирование по различным признакам уже введенных в ЭВМ данных.
Учет расхода материалов на производство осуществляется по вводимым в ЭВМ данным, содержащимся в требованиях, по которым выдаются материалы с цеховых складов, и в лимитно-заборных книжках, заменяющих в некоторых случаях требования.
Такой учет осуществляется для распределения затрат на материалы по различным видам производств, производственным подразделениям и конкретным заказам, для калькуляции фактической себестоимости. Введенные в ЭВМ данные сортируются и суммируются по балансовым счетам, статьям затрат и номерам заказов по цехам и по предприятию в целом. В результате выдаются ведомости распределения материальных ценностей по шифрам производственных затрат и группам материалов, по балансовым счетам, по расходу и балансовым счетам непроизводственных подразделений.