Реферат: Выставка: шагаем сами

Проведение выставки включает:

· составление расписания работы персонала

· инструктаж персонала

· завоз и вывоз оборудования

· собственно работа на стенде

· организация учета посетителей

Работа после окончания выставки:

* регистрация посетителей, проявивших интерес к вашей продукции во время посещения выставки и поддержание контакта с ними

* подведение итогов выставки

* разбор допущенных ошибок, анализ удачных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

Шаг третий: работаем с оргкомитетом.

Работа с оргкомитетом начинается сразу после принятия решения об участии вашей фирмы в данной выставке. Ваше согласие в участии оформляется подписанием договора-заказа. Вам необходимо предусмотреть выполнение оргкомитетом следующих работ:

* предоставление аренды выставочной площади (оборудованной/необорудованной);

* аренда и монтаж выставочного оборудования;

* установка розеток, дополнительного осветительного оборудования;

* предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, холодильника, телефона, столов, стульев;

* надпись на фризе (название вашей фирмы над вашей экспозицией);

* публикация материала в каталоге выставки;

* охрана.

В стандартный набор услуг входит также обеспечение персонала пропусками и бэджами, фуршет для руководства по случаю открытия. Под выражением «оборудованная выставочная площадь» обычно подразумевается наличие стен, коврового покрытия, одной розетки, фриза, пластикового стола и двух пластиковых стульев. Если Вы, действительно заботитесь об имидже своей фирмы, лучше эту мебель заменить своей, но более достойной.

Оргкомитет может предложить вам дополнительную выставочную мебель, витрины и другое оборудование, прошедшее несколько выставок и выглядящее не лучшим образом. Цены за эксплуатацию можно отнести к разряду паранормальных. К тому же оно сливается с общим фоном, поскольку выполнено из тех же комплектующих, что и весь стенд.

Если у Вашей фирмы приличный бюджет, если вы участвуете в выставках регулярно, имеет смысл позаботиться о собственном комплекте оборудования, выполненного на заказ. Вы можете его использовать многократно и стоимость, таким образом, будет уже не так велика. Вы знаете, что уже появились специальные телескопические конструкции, помещающиеся в сложенном виде в небольшой чемоданчик, а в разложенном создают экран в 6 кв.м и более.

Обо всех недоработках следует сразу же сообщать в оргкомитет. Желательно, что бы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один представитель вашей фирмы, иначе могут возникнуть недоразумения, что затянет выполнение необходимых работ и может вызвать ненужные трения с представителями оргкомитета.

Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести какие-то изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки хотя бы на будущее и не повторяйте их на следующих выставках. Как говориться, не ошибается только тот, кто ничего не делает.

Шаг четвертый: готовимся

12 недель до выставки

* Выберите интересующую вас выставку

* Проанализируйте выставку. Какова ее общая тема? Кто будет ее посещать?

* Отправьте заявку

11 недель до выставки