Статья: ERP-системы: «за», «против» или воздержаться
снижение уровня ресурсов, выделяемых для проверки и контроля;
уменьшение количества необходимых согласований;
реализация связи клиента с процессом через ответственного менеджера;
использование как централизованных, так и децентрализованных операций.
Выбор системы зависит от множества критериев и связан с качеством и полнотой проработки всех предшествующих этапов цепочки. Все объективные соображения, которыми руководствуются при выборе той или иной системы, - ее функциональные возможности, стоимость, затраты на поддержку, технические характеристики и т. д. - выводятся на предыдущих этапах. Также, именно в результате их проведения, решается, будет ли внедрена готовая система или придется создавать программное обеспечение непосредственно под имеющееся предприятие. Некоторые компании могут оценивают, что проще и дешевле: своими силами создать ERP-систему или приобрести ее на стороне. Но одно дело доверить столь ответственное задание специалистам, которые долгие годы занимаются подобными проектами и имеют авторитет на рынке, другое - собрать IT-отдел и заказать написание системы ему. Основные аргументы против такого подхода следующие:
на написание стандартных промышленных систем, таких как SAP, Oracle Applications, People Soft затрачены огромные силы и ресурсы. Причем это касается не только написания, но и последующей отладки ERP-системы. Так, на разработку последней интернет-ориентированной ERP-системы компания PeopleSoft потратила $500 млн и два года работы 2 тыс. разработчиков;
промышленные системы опробованы и работают на тысячах предприятий всего мира: например, у того же SAP R/3 более 15 тыс. клиентов;
как правило, стандартные системы сопровождаются выверенными методологиями внедрения;
в случае с «самописной» системой человек, ее написавший, может при увольнении забрать все свои наработки, что невозможно при использовании стандартных систем;
отладка приложений стандартной системы значительно проще и дешевле, нежели созданной своими руками.
Критерии выбора систем индивидуальны для каждого предприятия и зачастую основаны на технологиях, используемых в их рамках. Общие же моменты таковы. Во-первых, ИС управления предприятием должна быть полностью интегрированной и не только обеспечить реализацию бизнес-процедур компании, но и предоставить возможность гибкой настройки бизнес-процессов в системе. Во-вторых, система не должна быть избыточной. В-третьих, она должна быть защищена от несанкционированного проникновения и обеспечивать полную аутентификацию доступа к данным. Кроме того, система должны быть построена на открытых стандартах и включать средства разработки - это поможет настроить ее под нужды отдельного предприятия.
Внедрение системы может проводиться с использованием одной из четырех стратегий:
Параллельная стратегия осуществляется путем одновременной работы старой и новой систем с последующим сравнением документации. В случае если продолжительное время их согласование не составляет никаких трудностей, можно полностью переходить на новую систему.
Скачкообразная стратегия - самый рискованный вариант. В кратчайшие сроки происходит отказ от старой и внедрение новой системы. При этом отладка оборота происходит, что называется, на ходу.
Пробная стратегия реализуется путем применения новой системы к ограниченному числу процессов или небольшому участку деятельности. Эта тактика наиболее надежна, потому что поддерживает максимальную длину отката.
Малая стратегия - автоматизация небольшой части производственного процесса. То есть план внедрения осуществляется только для выделенного участка, анализ эффективности также проводится только для него, и т. д.
Теперь поговорим о еще одном аспекте внедрения - временных рамках. Почти все вендоры промышленных ERP-систем владеют (или предлагают) быстрой технологией внедрения, рассчитанной на 3-6 месяцев. Этот промежуток реален лишь для небольших предприятий малого и среднего бизнеса, но крупной компании лишь на внедрение в сфере финансов и бухгалтерии потребуется от 9 до 12 месяцев, столько же понадобится отделу логистики, а также для производственной части.
Однако не стоит заранее расстраиваться из-за длительности процесса, поскольку внедрение происходит поэтапно, результаты работы системы будут видны после проведения каждого из них.
Этап эксплуатации, или сопровождения, в рамках динамических условий предприятия является достаточно сложным. Во-первых, из-за физического и морального старения компонентов нужна оперативная модернизация программно-аппаратной части комплекса. Во-вторых, необходимо постоянно следить за изменениями в законодательной базе. Кроме того, система требует отдельной доработки под новые требования пользователей, обеспечения безопасности данных и т. д.
Собственно, на этой стадии можно наблюдать и эффекты от внедрения ERP-системы. Так, эффективность внедрения оценивается по качественной и экономической составляющим.
К качественной можно отнести прозрачность учета и анализа на предприятии, повышение управляемости и мобильности бизнеса, увеличение его рыночной стоимости и инвестиционной привлекательности, а также повышение имиджа руководителя как максимально прогрессивного.
Под экономическими выгодами подразумевается получение реальной экономической отдачи от использования всего пакета приложений и отдельных функциональных блоков системы. К примеру, объем поставок, выполненных в срок, может увеличиться до 80%, точность учета затрат - на 30%, расходы на управленческий аппарат могут уменьшиться на четверть, а транспортные расходы снизиться в полтора раза.
Развертывание и поддержка ERP-системы - сложный и трудоемкий процесс, требующий не только высокой квалификации, но и значительных финансовых вливаний. Причем последние могут быть как очевидными (запланированными), так и совершенно неожиданными. Чтобы избежать лишних издержек, следует заранее учесть скрытые затраты на внедрение ERP-систем, а также те основные проблемы, которыми оно может сопровождаться.
Планирование и управление проектом. IT-персоналу необходимо время, чтобы спланировать и оценить область охвата проекта, затраты и графики выполнения плана. Немаловажно убедиться, что за руководство процессом отвечает специалист, хорошо разбирающийся не только в компьютерных технологиях, но и в бизнес-процессах, а также способный видеть проект в целом, а не его составляющие. В противном случае может оказаться, что временные задержки и отсутствие оперативного реагирования на изменения плана приведут к полному краху внедрения.
Как уже упоминалось, зачастую компании недооценивают время и средства, необходимые для интеграции программного обеспечения. Важно понимать, что ERP-система должна быть так или иначе связана с первичным программным обеспечением бизнес-процессов, которое занимается предварительной обработкой данных. Иначе перенос информации будет занимать слишком много времени и обладать очень низкой эффективностью.
Скрытые издержки имею свойство проявляться и при начальной обработке системой реальных данных. Это связано с тем, что имеющуюся информацию необходимо конвертировать в формат новой системы. Однако в процессе конвертации данные могут устаревать, что требует дополнительных усилий для их обновления. Для минимизации таких издержек стоит заранее выделить кадры, в обязанности которых будет входить проверка оперативности внесенной информации, а при необходимости и ее обновление.
Тестировать систему следует до ее запуска. Лучше всего, если перед внедрением глава проекта некоторое время поработает с демоверсией данного продукта, примененного на узком, не особенно важном участке работы. Свое тестирование должны провести и сотрудники, обслуживающие специфические бизнес-процессы, так как после внедрения системы полностью поменять ее функциональность в любой из специализированных областей будет довольно сложно.
Весьма важным аспектом является обучение персонала. Неправильно думать, что кадры необходимо лишь научить пользоваться новой системой. Людей нужно подготовить к изменениям, которые несет глобальное внедрение, мотивировать их отдачу и принять новые формы контроля: ведь сколько бы денег не было вложено в автоматизацию, она не достигнет цели, если будет отторгнута персоналом.
Еще одной статьей расходов станет оплата консалтинга. не следует считать, будто справиться со столь объемным массивом работ можно, используя лишь собственные активы, так или иначе, даже самые толковые специалисты могут столкнуться с незнакомыми условиями и вопросами, для решения которых понадобится внешний специалист.