Статья: Результативные совещания

вводной части (короткой части, призванной сфокусировать внимание присутствующих на совещании);

краткого обзора целей совещания и повестки дня (впишите или вычеркните несколько пунктов, чтобы вовлечь присутствующих в обсуждение);

перерывов, если совещание длится более 90 минут;

обсуждения плана действий;

оценки совещания.

Заранее всех проинформируйте. Каждый участник совещания должен знать, что ему ожидать на совещании. Расскажите всем, как будет проходить совещание, кому будет отведена какая роль и сколько все будет длиться.

Выберите участников. Сколько совещаний в вашей организации прошло в отсутствии человека, который мог бы принять нужное решение, или без людей, которые располагали бы важными фактами? Из-за этого слишком часто во время совещания:

участники ждут, пока кто-то из сотрудников найдет и приведет на совещание нужного человека (если его вообще можно найти).

принимается ошибочное решение, которое затем отменяют.

на совещании не принимается никаких решений, поскольку на нем не было нужных людей.

Чтобы совещания проходили продуктивно, на них должны присутствовать нужные люди. Для этого необходимо четко сформулировать его цели. Следует пригласить менеджеров, имеющих право принимать решения и богатый опыт. Также важно, чтобы на совещании присутствовали сотрудники, которые располагают достоверными фактами о рассматриваемых процессах.

Распределите роли и обязанности. На каждом совещании должны присутствовать по крайней мере четыре человека: руководитель проекта, лидер команды / координатор, хронометрист и секретарь.

Секретарь:

записывает основные моменты совещания. Эти обязанности не следует возлагать на координатора.

Руководитель проекта:

постоянно задействован в проекте и регулярно общается с членами команды;

принимает решения по выделению команде требуемых ресурсов;

контролирует, чтобы работа команды соответствовала стратегическим целям организации;

назначает лидера команды;

решает вопросы, которые не может решить лидер;

оказывает поддержку, когда команда испытывает трудности.

Лидер команды:

способен воплотить требуемые перемены в жизнь;

наделен полномочиями руководителя или старшего сотрудника;

полностью заинтересован и активно участвует в проекте;

готовит повестку дня совещания;

выбирает новых членов команды;

хорошо понимает этапы развития команды.

Координатор команды: