Статья: Результативные совещания

Вам не нужно изобретать собственный подход к проведению совещаний. Все необходимые инструменты и приемы уже найдены и доказали свою эффективность. Они опробованы многими успешными компаниями по всему миру. Далее мы рассмотрим все основные этапы и приведем все необходимые рекомендации для их успешной реализации.

Что такое результативное совещание. Людям необходимо встречаться, чтобы обмениваться знаниями и опытом. Несмотря на то что многие решения можно принимать по телефону, посредством электронной почты или в коридоре, если руководство компании хочет в полной мере задействовать способности своих сотрудников, им необходимо встречаться и обсуждать текущее положение дел.

Результативное совещание предполагает рациональное использование рабочего времени сотрудников: ведь они собираются вместе для получения определенного результата. Существуют три ключевых условия, без которых совещание не может быть результативным:

Необходимо четко определить цель совещания, так же как перед реализацией любой инициативы по совершенствованию бизнес-процессов необходимо определить ее цели.

При проведении совещания необходимо следовать определенным правилам и рекомендациям (т.е. стандартам).

Чтобы совещание было результативным, каждый присутствующий должен активно в нем участвовать.

Чтобы сделать совещания в своей организации результативными, отнеситесь к ним как к бизнес-процессам: разработайте правила их проведения и следуйте этим правилам.

Основные правила проведения совещаний:

определите цель и повестку дня;

определите участников совещания и сообщите каждому о нем заранее;

распределите роли и обязанности;

на совещании придерживайтесь правил хорошего тона;

ведите протокол и по завершении совещания составьте план дальнейших действий;

составьте повестку дня для следующего совещания;

оцените совещание;

раздайте протокол совещания его участникам.

У каждого совещания должны быть четкие цели и повестка дня. Цель — это то, чего вы хотите достичь по итогам совещания. Повестка дня — это то, как вы будете этого добиваться.

Таблица 1.

Тип цели	Пример
Информирование	Обсудить виды потерь и привести примеры потерь каждого вида при обработке заказов на покупку
Развитие навыков	Научиться вносить изменения в схему процесса по мере его совершенствования
Внедрение процесса	Разработать новую форму заказа на покупку для новых клиентов
Распределение обязанностей	Просмотреть показатели лояльности покупателей и обсудить план действий, принятый по итогам совещания на прошлой неделе
Решение проблем	Найти причину, по которой 4 клиента остались недовольны сроком выполнения заказа

Цели совещания определяют его тип. Все цели можно разбить на несколько типов в зависимости от того, на что они направлены:

информирование сотрудников;

развитие навыков;

внедрение какого-либо процесса или процедуры;

распределение обязанностей или заданий;

решение проблем.

Цели совещания должны быть краткими и понятными. В конце совещания участникам должно быть легко определить, достигли они поставленных целей или нет.

В повестку дня следует включить следующую информацию:

рассматриваемые темы (в том числе краткое описание каждого пункта);

докладчика по каждой теме;

время, отведенное на каждую тему / для каждого докладчика.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--