Статья: Управление и бухгалтерский учет. Документация и терминология

Бухгалтерию иногда называют ядром учета, однако следует понимать, что она является лишь частью учета, а именно той частью, которая занимается финансовыми аспектами деятельности предприятия.

Приведем несколько примеров.

Все вопросы, связанные с наймом персонала и согласованием условий его работы, относятся к управлению предприятием, а не к бухгалтерии.

Вся информация о ценах на рекламные объявления в газетах и журналах, с которыми сотрудничает предприятие, не должна находиться в бухгалтерии, а с нею должен работать, например, рекламный отдел.

Все данные, относящиеся к запасу товаров, интересуют бухгалтерию только с точки зрения цены. Количество и место складирования являются важными данными для оперативной работы (если звонит клиент и мы должны немедленно ответить, сможет ли фирма доставить ему товар на следующий день). Такие подробности для бухгалтерии не очень важны.

Можно привести еще много примеров управленческой информации, которая не используется в бухгалтерии.

Системы бухгалтерского учета, которые используются на предприятиях, со временем меняются. Одной из причин перемен является использование компьютеров. В данной главе вы познакомитесь с такими понятиями, которые широко распространены и не зависят от конкретного способа организации бухгалтерского учета.

Первые системы бухгалтерского учета появились в XIV веке в Италии. Купцы этой страны торговали не только на всей ее территории, но и за границей. По данным, которые записывал один из них, Франческо ди Марко Датини из Прато (под Флоренцией), можно проследить, каким образом он рассчитывал вместе со своими компаньонами размер получаемой прибыли и как эта прибыль распределялась. Он также по определенной системе записывал состояние запасов и учитывал размер своего имущества.

Используемая в наше время система бухгалтерского учета в общих чертах сопоставима с методами, которые использовались ранее. Многие используемые в наше время понятия: дебет, кредит, прибыль, эмиссия и т.п. были введены в Италии еще в тот период. Тогда использовались и такие понятия, как реестр, баланс, журнал, мемориал и т.п.

Никто не в состоянии запомнить все, что считает важным для себя. Поэтому возникла хорошая традиция — делать заметки. Мы делаем много всевозможных записей с различными целями. Когда идем за покупками, мы составляем список того, что хотим купить. Человек, у которого бывает много встреч и заседаний, записывает их даты и время проведения в ежедневник, чтобы не забыть о них и не договориться о встречах в одно и то же время, но в разных местах. Если мы покупаем что-то в магазине, то получаем чек. Регистратура поликлиники хранит данные о пациентах в своей картотеке, школы ведут списки своих учеников.

Заметки — это записи, сделанные нами для того, чтобы помочь нашей памяти, или для передачи информации кому-то другому, кто в данный момент отсутствует. Иногда они хранятся довольно долго, чтобы мы могли возвращаться к ним по мере надобности.

Если мы используем систематизированную методику подготовки заметок, то можно говорить об учете . Для учета характерна систематичность в сборе данных и их последующем использовании для получения конкретной информации.

Учет может быть очень простым, например:

служебный ежедневник;

ведение на предприятии календарной книги входящей и исходящей корреспонденции.

Служебный ежедневник:

Система. Основу его составляет календарь с разбивкой по дням или неделям.

Данные. На соответствующей странице ежедневника записывается дата и время встречи, которая должна состояться. Можно на ней также отметить события, о которых в этот день следует не забыть (например, день рождения конкретного человека).

Информация. Благодаря хорошо организованному ежедневнику мы можем в любой момент проверить, сколько дел у нас намечено и сможем ли мы еще что-нибудь запланировать на данный день.

Формат ежедневника зависит от цели, с которой мы его ведем:

если на каждый день планируется много встреч, то хорошо бы пользоваться ежедневником, в котором день разбит по часам;

если речь идет только о записи отдельных событий, то достаточно использовать менее подробный ежедневник, например, с разбивкой недель на дни.

Учет входящей и исходящей корреспонденции:

Система. Основу составляют две папки: одна для входящей почты, другая для исходящей. В каждой из них находится лист бумаги, на котором мы поочередно записываем дату, данные об адресате или отправителе и краткое содержание письма.

Данные. Делается копия каждого отправляемого письма. Эта копия вкладывается в папку исходящей почты. Одновременно на очередном месте в реестре на первой странице записывается дата отправления этого письма, его адресат и короткая информация о его содержании. Каждое приходящее письмо вкладывается в папку входящей почты. Его данные также вписываются в реестр на первой странице папки.

Информация. Храня данные таким образом, можно легко узнать:

какие письма пришли и были отправлены в определенный день;

получил ли (прислал ли) господин Н определенное письмо;

где находится данное письмо.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--