Статья: Выборочный контроль как ключевая управленческая функция

Тем не менее руководство фирмы должно учитывать, что отсутствие проверок в течение длительного времени таит в себе опасность потери управляемости в организации.

Проведение выборочного контроля

Выборочный контроль обычно осуществляется при наличии плановых или внеплановых предпосылок. В первом случае руководитель действует в соответствии с имеющимся у него планом проверки работы сотрудников. Во втором случае он получает сведения об определенных происшествиях на предприятии, которые побуждают его немедленно провести проверку.

Плановый выборочный контроль руководитель может проводить в различных формах. Например, в таких, как:

визуальное наблюдение за ходом производственного процесса или выяснение деталей определенных операций;

информационная беседа с сотрудником;

целенаправленные вопросы относительно определенных обстоятельств;

представление сотрудником отчета о проделанной в течение определенного срока работе.

В соответствии с планом проверок директор завода беседует с начальником службы персонала, в компетенцию которого входит долгосрочное планирование кадровой политики. Директора интересует, сколько мастеров в следующем году достигнет пенсионного возраста и сколько сотрудников необходимо выдвинуть на их место. Начальник службы персонала дает обстоятельный ответ, подтверждающий готовность службы персонала и завода в целом к замене мастеров.

Выборочный контроль может охватывать как сферу профессиональной деятельности, так и сферу управления. Выборочный контроль управленческой деятельности является важным элементом применения принципа делегирования полномочий и ответственности. Неподготовленному сотруднику нелегко осуществлять такой контроль, поскольку здесь необходимы соответствующие навыки. Рассмотрим дна варианта выборочного контроля.

Вариант 1. Выборочный контроль деятельности сотрудника, не являющегося руководителем

Руководитель обязан проверить, соответствуют ли действия сотрудника при выполнении им профессиональных обязанностей основополагающим принципам руководства коллективом. Рассмотрим эти принципы.

Самостоятельность действий и решений. Руководителю необходимо проверить, действительно ли сотрудник принимает решения и действует самостоятельно. Лучшим средством проверки является информационная беседа. Руководитель выбирает конкретную производственную задачу, которую сотрудник решил самостоятельно. Они беседуют о том, как сотрудник пришел к тому или иному решению. По ответу сотрудники руководитель может судить о том, сам ли он принял решение или ему помогали.

Соблюдение полномочий или их использование. Руководитель должен убедиться, исполняет ли сотрудник поручения своего руководителя в рамках имеющихся полномочий или же он выходит за их пределы. Кроме того необходимо выяснить, применяет ли сотрудник обратное делегирование, перекладывает ли он свою работу на коллег. Описание рабочею места служит базой такой проверки.

Начальник отдела в торговой фирме имеет право осуществлять закупки в рамках определенного лимита. При выборочном контроле весенних заказов директор обнаружил, что лимит превышен примерно на 20%, так как начальник закупил выгодную партою товара. Ясно, что сотрудник превысил свои полномочия: не информировал начальника и не получил разрешения на превышение лимита затрат.

Контроль консультации, проводимых сотрудником. Чтобы проверить правильность консультаций, которые осуществляет сотрудник, руководителю не обязательно проводить выборочный контроль. Для этого достаточно провести беседу с сотрудником, выслушать его, но не высказывать своего мнения.

Контроль интенсификации работы в рамках делегированного диапазона ответственности. Особое значение имеет контроль того, как сотрудник повышает эффективность работы на своем участке. При этом речь идет не о проверке инициатив сотрудника вообще. Важно установить, действует ли сотрудник в соответствии с поставленными перед ним целями. Если идеи или инициативы сотрудника выходят за рамки его компетенции, то он обязан докладывать об этом руководителю. Тогда ему не придется проводить особый контроль.

Контроль информирования руководителя сотрудниками. В рамках выборочного контроля необходимо выяснить, как сотрудник выполняет свои обязанности по информированию руководителя. На основании представленных сведений руководитель может определить, какая информация ему действительно необходима, а какая излишняя. Руководителю не следует ждать, пока информация сама поступит к нему. Он должен проявлять активность, пользоваться всеми возможностями для изучения внутренней и внешней корреспонденции, вести информационные беседы. В ходе этих бесед путем постановки открытых вопросов он сможет получить сведения, которые ею интересуют.

Контроль горизонтального информирования. Выборочный контроль должен осуществляться и в области горизонтального информирования, поскольку оно является существенным условием коллегиального сотрудничества.

Вариант 2. Выборочный контроль работы сотрудника, являющегося руководителем

В обязанности руководителя входит выборочный контроль сотрудников, которые являются руководителями. Рассмотрим основные направления такого контроля.

Квалификация сотрудников. При осуществлении проверки руководитель исходит из предпосылки, что в компании работают квалифицированные специалисты. Несмотря на это, он должен уточнить рад обстоятельств. Во-первых, он обязан выяснить квалификацию сотрудников, которые находятся в подчинении у проверяемого руководителя. Во-вторых, ему необходимо изучить протоколы совещаний с сотрудниками. В-третьих, он должен проверить качество работ, выполненных сотрудниками.

Уточнение различных деталей квалификации сотрудников возможно в процессе беседы руководителя высшего звена с сотрудниками подчиненного ему руководителя.

Без подобных бесед выборочный контроль часто невозможен. Однако беседы необходимо проводить с большим тактом и умением. Контролирующий должен заботиться о том, чтобы авторитет непосредственного руководителя не пострадал.

При выборочном контроле руководитель может обнаружить, что кто-то из проверяемых сотрудников не компетентен в решении делегированных ему задач. В этом случае прямой руководитель должен получить ответы на следующие вопросы:

Почему сотрудник не имеет необходимой квалификации?

Какие меры были приняты, чтобы исправить положение?

Почему он не был переведен на другую должность?

Информации о некомпетентности сотрудника должна быть обязательно передана на вышестоящий уровень управления.