Учебное пособие: Документационное обеспечение управления

Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30–97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов(обязательных элементов). Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных \ документов установлены ГОСТ Р 6.30–97.

I Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведен – !' ними реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

1 Государственный герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 код организации;

5 код формы документа;

6 наименование организации;

7 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 – ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Организационные документы

К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция.

Эти документы содержа правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

Организационный документы проходят обязательную процедуру утверждения.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции».

Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

- Общие положения.

- Цели и задачи.

- Функции.

- Права и обязанности.

- Руководство.

- Взаимоотношения (служебные связи)