Учебное пособие: Документы в процессе управления

• размещение на бланке только сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

• произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;

• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

• размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

3. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов

Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В состав распорядительных документов входят:

1. указы,

2. распоряжения,

3. постановления,

4. приказы,

5. решения,

6. указания.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

• изучение управленческого вопроса;

• подготовка проекта распорядительного документа;

• согласование документа;

• подписание документа.

Выбор вида документа , предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется:

1. Уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица.

С точки зрения уровня органа управления или власти, компетенцией должностного лица Президент Российской Федерации издает – указы,распоряжения; Правительство Российской Федерации издает – постановления, распоряжения; Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают нормативные правовые акты – постановления, приказы, распоряжения; руководители учреждений, организаций и предприятий издают – приказы, распоряжения, указания.

2. Порядком принятия управленческого решения.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.