Учебное пособие: Методика составления индивидуальной номенклатуры дел

Предлагаемые рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.1997г № 1153, Инструкции по ведению деловой документации в общеобразовательных учебных заведениях I-III ступеней, утвержденной приказом Министерства образования и науки Украины от 23.06.2000г. № 240.

Их целью является оказание практической помощи руководителям районных, городских органов управления образованием, общеобразовательных учебных заведений по вопросам составления и оформления номенклатуры дел.

Номенклатура дел - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения (Закон Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993г. № 3814 -XII).

Номенклатура дел составляется в целях создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по его содержанию и виду, отбора в процессе делопроизводства документов, которые передаются на государственное хранение.

Существуют следующие виды номенклатуры дел:

- типовая:

- примерная;

- индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел в каждом учреждении лицом, ответственным за делопроизводство, разрабатывается единая (сводная) индивидуальная номенклатура дел.

При этом может использоваться как структурный, так и функциональный принцип ее построения.

Структурный принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры дел районных, городских отделов и управлений образования. Подзаголовками разделов в такой номенклатуре являются наименования структурных подразделений.

Функциональный принцип используется в случае распределения основных направлений деятельности между структурными подразделениями, службами, отдельными исполнителями. Разделы и подразделы номенклатуры, построенной по такому принципу, отражают управленческие функции и размещаются по степени важности. Такой принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры в общеобразовательных учебных заведениях (образец представлен в приложении).

При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих правил:

- все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение – индекс, который включает:

- индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);

- порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя).

При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.

В номенклатуру дел не включаются:

- печатные издания;

- брошюры;

- справочники;

- реферативные журналы;

- экспресс-информация и т.д.

Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:

- новые дела, которые включены в номенклатуру;

- переходные дела;

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--