Учебное пособие: Служебно-деловой этикет

III . Сообщение темы и цели урока

Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Служебно-деловой этикет», ознакомимся с понятием о служебно-деловом этикете, имиджем делового человекаи особенностями взаимоотношения сотрудника и руководите­ля,(ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).

IV . Изучение нового материала

Учитель: Слово «этикет» означает правила хорошего тона. Этикет — явление исторически изменчивое. Совре­менный этикет стал менее церемонным, более простым и демократичным. Он рассчитан в большей степени на сбли­жение людей, взаимопонимание и взаимоуважение. Этикет сегодня — это, прежде всего средство общения, регуляции отношений людей. Как справедливо заметил академик Д.С.Лихачев, «В основе всех хороших манер лежит одна забота — забота о том, чтобы человек не мешал человеку, чтобы все вместе чувствовали себя хорошо».

Учитель: Этикет — понятие широкое. Есть этикет дипломатиче­ский, придворный, телефонный, гостевой, служебный, свадебный, гражданский... Нас интересует, прежде всего, служебно-деловой этикет.

Учитель : Итак, чем является служебно-деловой этикет?

Ученики: ???

Учитель : Это свод определенных правил поведения, принятых в сфере производства, услуг, культу­ры, науки и так далее, то есть в сфере вашей профессио­нальной деятельности. Соблюдение служебно-делового этикета зависит от времени и обстоятельств. В отличие от норм морали (этики) правила этикета в большой степени являются условными и носят характер неписаных законов, которые все неукоснительно соблюдают.

В любых жизненных ситуациях надо стремиться к хоро­шим отношениям со всеми, даже если сталкиваешься с человеком на короткое время. Буфетчица, вахтер, гардероб­щица — все это сотрудники, с которыми мы сталкиваемся и быстро расходимся на целый день. Можно пройти мимо, не обратив внимания. Но можно поздороваться, улыбнуться, сказать несколько приятных слов.

Учитель : Имидж делового человека. Каждый из нас создает из се­бя определенный образ, как сейчас говорят — имидж. Он может быть различным: доброго и приятного в общении человека, недотепы, грубияна, скандалиста... Сколько лю­дей — столько и образов.

Во многом наш образ зависит от восприятия нас другим человеком. Создавая свой образ, каждый человек должен подумать, каким он хочет быть в глазах окружающих. Американский психолог Дейл Карнеги в своей книге «Как завоевать друзей и оказать влияние на людей» предло­жил шесть правил искусства нравиться.

Первое — искренне интересоваться другими людьми. Что­бы познать других, надо меньше говорить о себе, больше слушать других, в беседе меньше употреблять местоимение «я». Стараться выяснить, как ваш собеседник думает по то­му или иному вопросу, как он живет, чем интересуется.

Второе — улыбаться людям. Человек с улыбкой в глазах и на губах всегда нравится людям. Улыбка без иронии и ехидства, идущая изнутри человека, скажет: «Я рад тебя ви­деть, мне приятно говорить с тобой».

Третье — обращаться к собеседнику по имени. Чтобы лучше запомнить имена тех, с кем знакомишься, надо мысленно повторить несколько раз это имя, а если оно сложное — попросить повторить его; если есть возмож­ность — записать.

Четвертое — уметь слушать собеседника, при этом зада­вать вопросы, на которые ему хотелось бы ответить. Уметь посочувствовать человеку, если он нуждается в этом. Если у вас возникло желание перебить собеседника, сделайте глу­бокий вздох и дайте собеседнику продолжить свою мысль. Внимательный собеседник заметит это и оценит.

Пятое — говорить с собеседником о том, что его интере­сует. Это самый верный путь к сердцу человека.

Шестое — внушать друзьям, коллегам сознание их собст­венной значимости для вас, коллектива, семьи... Но делать это надо искренно. Надо видеть достоинства других людей, хвалить друзей, благодарить людей за то доброе, что они де­лают для нас. Хорошие слова приятны окружающим. А са­мое главное, после хороших слов, сказанных людям, вы са­ми почувствуете, что становитесь добрее.

Все, здесь сказанное, относится как к руководителю предприятия, офиса, компании, так и ко всем ее служащим.

Учитель : Особенности взаимоотношения сотрудника и руководите­ля. Стиль общения руководителя с сотрудниками определя­ется общим принятым стилем отношений в коллективе. Предпочтительно руководителю обращаться к сотрудникам по имени и отчеству. Либо он может обращаться по фами­лии, но с добавлением слов «господин» или «товарищ». Не стоит обращаться к подчиненным по имени, да еще в сокра­щенном варианте на американский манер. Это говорит о легковесном подражательстве. В нашей стране испокон веков принято уважительно называть людей по имени и отчеству. Такова наша традиция. По имени можно обра­щаться к ближайшим сотрудникам, если они молоды и не возражают против такого обращения.

Учитель : Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с выше­стоящим, руководителю не стоит дожидаться, пока с ним поздоровается подчиненный, тем более партнер. Приветст­вуйте своего собеседника первым. Руку при приветствии подает первым руководитель сотруднику. Когда руководи­тель входит в помещение, он первым приветствует сотруд­ников. Они не поднимаются с мест, так как это не школа. Руководитель, особенно если он сравнительно молод, может первым приветствовать сотрудников старше себя по возрасту, а также женщин. Его авторитет от этого не пост­радает, а даже, наоборот, привлечет к нему доброжелатель­ное внимание сотрудников.

Учитель : В каких случаях, перед тем как войти в комнату, надо стучать?

Ученики: ???

Учитель : Воспитанные и деловые люди никогда не открывают дверь служебной комнаты без предварительного стука, даже если его просят зайти. Постучать надо обязательно. Но зайти можно, не дожидаясь ответа на свой стук. В дело­вом мире принято, что секретарь не стучит в дверь, входя в кабинет своего начальника (хотя и в этом случае могут быть исключения). Это правило распространяется и на те каби­неты, вход в которые открыт для секретаря по служебному праву.

Субординация в деловых отношениях. В управленческих отношениях всегда следует соблюдать иерархию. Руководи­телю необходимо быть предельно корректным. Не следует отдавать распоряжения через голову нижестоящего руководителя. Этим вы подрываете и свой авторитет. Соблюдайте принцип эмоциональной нейтральности к подчиненным, то есть никого не следует выделять даже тоном речи. Руко­водитель обязан относиться ко всем сотрудникам ровно и сдержанно, вне зависимости от личных симпатий и анти­патий.

Учитель : Организация деловых контактов. Излишняя доступ­ность руководителя не способствует созданию нормальной деловой обстановки, ведет к панибратству. Руководителю и его секретарю надо ограничить число лиц, имеющих право входить в кабинет без уведомления. Надо создать порядок, при котором входить в кабинет нельзя, если там уже кто-то находится (особенно строго соблюдать эти правила в часы приема). Желательно, чтобы все посетители, которым не­обходим прямой контакт с руководителем, имели четко фиксированное время визита и были уверены в его осуще­ствимости.

В то же время надо помнить, что недоступность руково­дителя для общения с подчиненными и посетителями ведет к потере информации.

Учитель : Ведение деловых бесед. Правила этикета предписывают руководителю умение выслушивать людей, не перебивая их, не прерывая, не отвлекаясь на другие дела и других людей. Руководитель, принимающий гостя или просто ведущий беседу с сотрудником, должен оказывать знаки внимания. Похвала, восхищение, интерес, благодарность — не только проявление воспитанности и знание этикетных норм, но и показатель уважительного отношения к собе­седнику.

Чтобы научиться эффективному деловому общению, руководителю необходимо обратить внимание на риторику (искусство говорить), дикцию (произношение), интонацию (тон речи). Вот несколько важных общих принципов дело­вого общения:

— избегайте жаргонных слов и оскорбительных выраже­ний;