Дипломная работа: Автоматизована система управління проектами студії інтерєрів Сервіс-Центр

Керівник студії повністю контролює та очолює весь процес виробництва – вибір стратегії залучення Замовників, визначення підрядників, формування ціни та прийняття стратегічних рішень.

Далі розглямено процес одного замовлення – одного проеку.

Визначається менеджер проектів – який на момент появи замовлення воловіє основними даними – назвою, адресою, контактними особами, типом проекту. Менеджер визначає (разом з замовником) перелік задач по об’єкту та графік виконання робіт. Після визначення – проводе розподіл цих задач між співробітниками та підрядниками. Далі – перелік задач, контроль виконання, ціни, строки – ведуть автономно у менеджера, і, звісно, до них немає доступ інший співробітник, дані передаються і до бухгалтерії, і до керівництво у роздрукованому варіанті – постійно обновляючи іі самостійно.

У такий спосіб ми бачимо, що кожний відділ веде самостійний облік діяльності, дублюючи тим самим роботу один одного.

Час, витрачений на дублювання інформації могло бути витрачене на поліпшення виконуваних завдань

Завдання можуть у процесі передачі губитися, а контроль виконання не завжди швидкий і зручний - тому що немає повного переліку питань до того або іншого співробітника по окремому проекту.

1.3 Функціональне моделювання діяльності студії та виявлення задач до автоматизації

Методологія IDEF0 є основою для широко відомої програмної системи BPwin (Business Process for Windows). Модель будується за допомогою “функціональних блоків” та “інтерфейсних дуг”. Перші нагадують кусково-лінійні агрегати, а за допомогою дуг, які пов’язують між собою блоки, можна зобразити процес будь-якого рівня складності.

На початкових етапах створення системи необхідно зрозуміти, як працює організація, що ми збираємося автоматизувати. Ніхто в організації не знає, як вона працює, у тій мері подробиці, що необхідна для створення системи. Керівник добре знає роботу в цілому, але не в змозі вникнути в деталі роботи кожного рядового співробітника. Рядовий співробітник добре знає, що діється на його робочому місці, але погано знає, як працюють колеги. Тому для опису роботи підприємства необхідно побудувати модель. BPwin саме і призначений для побудови такої моделі — функціональної моделі (чи моделі процесів).

Звичайно спочатку будується модель існуючої організації роботи — AS-IS («як є») . Аналіз функціональної моделі дозволяє зрозуміти, де знаходяться найбільш слабкі місця, у чому будуть складатися переваги нових бізнес-процесів і наскільки глибоким змінам піддасться існуюча структура організації бізнесу. Знайдені в моделі AS-IS недоліки можна виправити при створенні моделі ТО-ВЕ («як повинне бути») — моделі нової організації бізнес-процесів. Найбільш зручною мовою моделювання бізнес-процесів е IDEFO

Під моделлю в IDEFO розуміють опис системи (текстове і графічне), що повинне дати відповідь на деякі заздалегідь визначені питання. Процес моделювання якої-небудь системи в IDEFO починається з визначення контексту, тобто найбільш абстрактного рівня опису системи в цілому. У контекст входить визначення суб'єкта моделювання, мети і точки зору на модель. Під суб'єктом розуміється сама система. При цьому необхідно точно установити, що входить у систему, а що лежить за її межами; іншими словами, ми повинні визначити, що ми будемо надалі розглядати як компоненти системи, а що - як зовнішній вплив. На визначення суб'єкта системи буде істотно впливати позиція, з якої розглядатиметься система, і ціль моделювання — питання, на які побудована модель повинна дати відповідь. IDEFO-модель припускає наявність чіткої сформульованої мети, єдиного суб'єкта моделювання й однієї точки зору.

Основу методології IDEFO складає графічна мова опису бізнес-процесів. Модель у нотації IDEFO являє собою сукупність ієрархічно упорядкованих і взаємозалежних діаграм. Вершина цієї деревоподібної структури, що представляє собою самий загальний опис системи і її взаємодій із зовнішнім середовищем, називається контекстною діаграмою . Після опису системи в цілому проводиться розбивка її на великі фрагменти. Цей процес називається функціональною декомпозицією, а діаграми, що описують кожен фрагмент і взаємодія фрагментів називаються діаграмами декомпозиції. Після декомпозиції контекстної діаграми проводиться декомпозиція кожного великого фрагмента системи на більш дрібні і так далі, до досягнення потрібного рівня подробиць опису. Після кожного сеансу декомпозиції проводяться сеанси експертизи: експерти предметної області вказують на відповідність реальних бізнес-процесів створеним діаграмам. Знайдені невідповідності виправляються, і тільки після проходження експертизи без зауважень можна приступати до наступного сеансу декомпозиції. Таким чином, досягається відповідність моделі реальним бізнес-процесам на будь-якому і кожнім рівні моделі.

Побудувавши функціональну модель (BPWin (див. графічні матеріали) та логічну модель даних (ERWin (див. графічні матеріали)Ґ, ми побачимо відображенні оптимальної діяльності при розробленні виробничої програми.

1.4 Огляд існуючих рішень

Вивчимо пропонований ринок і спробуємо підібрати програму керування проектами, що підходить нам за принципом роботи, вартості, системним вимогам.

Вибір програми для використання залежить від багатьох факторів:

- розмір і складність проекту

- необхідна кількість розкладів робіт, що становлять

- необхідність спільної роботи над проектами

- необхідність проведення розрахунків

- легкість освоєння й зручність графічного інтерфейсу

- максимально припустима вартість програми

- особисті переваги керівника проекту

Найпоширеніші програми для рішення завдань управління проектами:

MS Project

Розроблювач: Microsoft Corp./ США (http://www.microsoft.com/project)

Дозволяє планувати нескладні комплекси робіт з урахуванням їх взаємозв'язку й розподілу між виконавцями з вирівнюванням ресурсів

- Автоматизована підготовка звітів і "знімки" поточного стану проекту

- Обмін інформацією менеджера й виконавців через MS Outlook