Дипломная работа: Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай

19. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством Управления.

20. Проводит оформление протоколов заседаний руководства и коллегий Управления, их рассылку.

21. Осуществляет контроль за выполнением решений начальника Управления.

22. Организует прием посетителей руководством и соответствующими специалистами Управления.

23. Особенности организации деятельности секретаря-референта и секретаря заместителя начальника[6] . Секретарь заместителя Начальника Управления МЧС Секретарь работающий в составе структурного подразделения Управления, обладает специальными знаниями, касающимися специфики работы соответствующего структурного подразделения.

В компетенцию секретаря заместителя руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри организации, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой организации и ее сотрудникам.

Данный секретарь, также как и личный помощник, работает с одним лицом, но это чаще всего вторые лица компании (заместители директоров, вице-президенты, начальники департаментов и отделов и т.п.).

Основные предъявляемые требования:

· высшее образование

· опыт работы в аналогичной должности от года

· исполнительность, ответственность, обучаемость

· уверенное пользование компьютером и офисной техникой

Типичные функции:

1. Самостоятельное составление писем.

2. Контроль исполнения документов и заданий, подведомственного/нных непосредственному руководителю структурного/ых подразделения/й.

3. Составление рабочего графика руководителя.

4. Обзор и подготовка информации для руководителя.

5. Составление аналитических записок и справок для шефа.

6. Подготовка и обеспечение переговоров.

Секретарь-референт/руководитель секретариата МЧС

Секретарь-референт - это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб организации (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на ресепшн. Секретарь-референт вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы организации). А также часто именно на этого секретаря возлагаются обязанности по организации корпоративных мероприятий, конференций, доставке обедов в офис и т.п.

Основные предъявляемые требования:

· высшее образование

· уверенное пользование компьютером и офисной техникой

· ответственность, энергичность

· опыт работы в аналогичной должности от двух лет

Типичные функции:

1. Обеспечение жизнедеятельности Управления (организация закупки канцтоваров, доставки воды, контроль за наличием бумаги в принтерах, ксероксах и многое другое).

2. Решение административных вопросов (аренда здания, уборщицы, водители, секретари и многое другое).