Дипломная работа: Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай

4. Представительские полномочия (в госорганах и т.п.).

5. Подбор, руководство и обучение подчиненного персонала.

Должность более типична для компаний с большими офисными помещениями.

1.3 Использование информационно-коммуникационных технологий в организации деятельности секретариата МЧС

Структуры управления, имеющие средний объем документооборота от 3000 до 10000 документов в год, секретариат как структурно отделенное подразделение и осуществляющее работу не только с документами от организаций, но и письмами и обращениями граждан и предприятий необходимо переводить на электронный документооборот. Такие организации обычно имеют достаточный парк персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть.

Для них может быть рекомендовано многопользовательское решение с количеством рабочих мест от 5 до 20, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящими и нижестоящими организациями (непосредственно или через ЦОД), связью с порталом для информирования и приема заявок граждан и организаций и возможностью удаленного Интернет-доступа к данным системы электронного документирования деятельности (ЭДД).

Система должна обеспечивать регистрацию входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. Должен также вестись учет движения бумажных оригиналов.

Пользователями такого решения обычно выступают не только делопроизводственный персонал, но и ряд сотрудников функциональных подразделений[7] .

Поскольку большинство сотрудников таких организаций имеет персональные компьютеры, в рамках такого решения уже может быть организована работа с частью документов в основном или исключительно в электронном виде. Входящие бумажные документы могут оцифровываться, и вся дальнейшая работа с ними уже может вестись в электронном виде. В электронном виде может также быть организован процесс исполнения документов (наложение и исполнение резолюций).

Если организация имеет постоянно доступный канал в сеть Интернет, может быть организован удаленный доступ к системе ЭДД через веб-интерфейс, позволяющий контролировать ход работ как должностным лицам, находящимся в отъезде, так и вышестоящим организациям.

Такое решение позволяет:

· ускорить обмен документами с вышестоящими и нижестоящими организациями;

· уменьшить нагрузку на делопроизводственный персонал за счет передачи части функций в подразделения;

· повысить эффективность контроля за исполнением документов;

· организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;

· уменьшить время на поиск нужных документов;

· уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;

· ускорить и сделать более эффективной работу сотрудников по исполнению документов;

· снизить издержки на работу с обращениями граждан и организаций, подаваемыми в электронной форме (через портал);

· обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.

Такое решение может быть реализовано на базе операционной системы Microsoft Windows Server, СУБД Microsoft SQL Server, пакета Microsoft Office для работы с текстами документов и таблицами и многопользовательской системы ЭДД «Дело-Предприятие» разработки партнера Microsoft — компании «Электронные офисные системы» или аналогичных решений других партнеров.

Для коллективной работы над документами, доставки документов в электронной форме исполнителям и обмена электронной почтой могут быть использованы как средства Microsoft Outlook, так и Microsoft Exchange Server 2003 (EN).

Для разработки и поддержки портала, а также организации удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД может быть использован набор интернет-технологий компании Microsoft (Internet Information Services, технология ASP, Microsoft Index Server) и предоставляемое системой «Дело-Предприятие» API для публикации документов непосредственно из базы.

Рисунок 3. Многопользовательское решение электронного документооборота.

Главная задача информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в области защиты населения и территорий и предупреждении ЧС – эффективно служить интересам общества, предупреждая чрезвычайные ситуации и оперативно решая возникающие проблемы.

В настоящее время направления, в которых используются ИКТ, можно условно разделить на 4 группы:

· первая – различные АИС (автоматизированные информационные системы) с применением в клиентской части web-технологии (тонкий клиент);

· вторая – геоинформационная система (ГИС) РСЧС;

· третья – организация каналов связи (передачи данных), электронной почты, VoIP, внутренней корпоративной сети;