Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

- оперативность в составлении и прохождении документа;

- высокое качество документов;

- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

- безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1 Цель разработки

Цель разработки этой программы: систематизация, автоматизация поиска и повышение скорости ввода данных по всем видам пособий; автоматизация создания печатных документов, сокращение бумажного документооборота, автоматизация архивирования документов. В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для учебной части и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на работу с пособиями. Достижение этих целей при проектировании значительно упростит процесс обработки документации, хранение архивных данных.

1.2 Анализ использования разработки

Данный продукт разработан под конкретные требования, предъявляемые к работе современного учреждения. Его применение возможно в условиях деятельности любого образовательного учреждения, что позволяет привести работу с документацией на более высокий уровень, поднять на более высокий уровень обмен информацией между всеми методическими комиссиями.

1.3 Анализ методов решения проблемы

Организация хранения и поиска документов

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения. Решение задач поиска, систематизации и обработки информации выполняется различными способами в зависимости от рода данных, способа их хранения, специфики производства и других факторов.

Активное использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа.

Далее рассмотрим некоторые общие подходы к решению этой проблемы.

В настоящее время многие крупные компьютерные фирмы занимаются разработкой и внедрением комплексных систем управления документацией. Эти системы, как правило, ориентированы на использование в крупных компаниях, в которых придают большое значение управлению ресурсами, в том числе трудовыми, как одной из важнейших управленческих задач. К, системам такого типа можно отнести:

- БОСС-Референт (компания АйТи, Москва);

- Ефрат-документооборот (компания CognitiveTechnologies);

- Золушка (фирма НТЦ ИРМ, Москва);

- Дело (компания «Электронные офисные системы»);

Каждая из этих систем имеет свои функциональные особенности, разный инструментарий и поддержку разных серверов баз данных (МSSQLServer, ORACLE, LotusDominoet..), но все обеспечивают выполнение комплекса функций кадровой службы. Но для решения конкретно поставленной задачи не нашлось готового программного продукта.

Значительно меньше программных продуктов, рассчитанных на малые предприятия/организации.

При использовании только стандартных программ для создания и работы с документами организация хранения электронного вида документа - файла - полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенно важна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в опре­деленный момент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS 9Х и MSOffice, можно достаточно эффективно управлять файловой системой. Все эти базовые возможности можно разделить:

- на средства и методы организации хранения;

- средства организации поиска.

Применение приложения MSOfficeв данном проекте решает вопрос автоматизации таких процессов, как хранение, поиск информации, ее тиражирование. Максимально упрощено получение нужной информации, что облегчает условия труда пользователя.

1.4 Анализ средств программирования

1.4.1 Описание языка

БД MS Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Главное окно MS Access

В MS Access существуют режимы работы:

1. режим запуска,