Дипломная работа: Учет и аудит товарно-материальных запасов на примере Республиканского государственного казенного
1.1 Экономическая сущность товарно–материальных запасов, их оценка и классификация
В издержках производства промышленной продукции наибольший удельный вес (от 60 до 90 %) занимают материальные ресурсы (сырье и материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, тара, топливо, запасные части, энергетические затраты). Этим в первую очередь определена актуальность проблемы управления запасами и расходованием материальных ресурсов. Основной задачей управления запасами является оптимизация совокупных материальных ресурсов, которая позволяет обосновать плановую величину потребности в них, площадях складского хозяйства, механизмах по складированию и доставке материалов в рабочую зону, в трудовых и финансовых ресурсах.
Оптимизация запасов включает в себя регламентацию периодичности поступления материалов, размера партии, получения материалов по графику, обеспечивающих минимум расходов по доставке и хранению.
Управление запасами должно осуществляться как производственными, так и финансовыми службами совместно с отделом материально–технического снабжения. Производственные службы определяют перечень применяемых материалов, их количество, качество, коэффициент использования, нормы расхода. Финансовые службы выявляют максимальный размер средств, необходимых для покупки материальных ресурсов, устанавливают нормативы средств по каждой группе материальных ценностей, определяют величину нормируемых оборотных средств. Задачи финансовых служб – не допускать омертвления средств в запасах, своевременно рассчитываться с поставщиками, применять экономические санкции к поставщикам, задерживающим поставки.
Отдел материально–технического снабжения должен осуществлять оперативный контроль за наличием материальных ресурсов на любую дату для поддержания запасов в определенных пределах. С этой целью по каждому виду материальных ценностей в карточках складского учета указывают нижний и верхний предел (минимум и максимум) запасов в натуральном выражении. В карточках кладовщик отражает движение материалов (поступление и расход) по каждой операции и выводит остатки. По тем материалам, по которым остатки ниже минимальных или выше максимальных норм запаса, составляют сигнальные справки и представляют отделу материально–технического снабжения, финансовой службе, бухгалтерии и другим заинтересованным подразделениям и лицам.
Бухгалтерский учет в условиях хорошо организованного нормативного хозяйства может обеспечить информацию не только о расходе материалов на изделия, но и детализировать данные о расходе по нормам, отклонениям от норм и изменениям норм, что позволит судить об эффективности использования материалов. В нормативных калькуляциях, составляющихся до начала производства продукции, рассчитывается расход каждого вида материалов, необходимых для выпуска заданного объема продукции.
Система нормирования и нормативный метод учета расхода материалов позволяют управлять процессом ресурсосбережения, обеспечивая информацией о реальной величине снижения расхода по каждому виду ресурсов за месяц, квартал, год. Планирование этого показателя осуществляется в процентном отношении к сумме потребленных материальных ресурсов обезличенно в целом по предприятию. При нормативном методе можно получить данные о расходе материалов по любому кругу показателей – цехам, участкам, бригадам; нормам, отклонениям от норм и изменениям норм; причинам и виновникам перерасхода или инициаторам экономии; за счет изменения техники, технологии, организации труда. Такая организация планирования и учета позволяет вести целенаправленную политику по снижению материалоемкости в зависимости от возможностей отдельных структурных подразделений.
Рациональное использование материальных ресурсов и снижение материалоемкости могут быть обеспечены только при определенных усилиях управленческого персонала и зависеть от организации труда.
Задача заключается в разработке таких методик учета, которые обеспечили бы надежный контроль за использованием материалов в бригадах, определение экономии или перерасхода и стимулирование рабочих за экономию. В частности, балансовый метод контроля над расходом материалов, сущность которого заключается в том, что в бригаде на рабочих местах проводится инвентаризация материалов на первое число каждого месяца. По данным учета можно установить количество переданных материалов в бригаду, а также выпуск продукции ими за месяц. Имея такие данные, устанавливают экономию или перерасход материалов расчетным путем.
Для устранения хищения материальных ресурсов, которое возможно из–за небрежного их хранения и обезличенной ответственности за их сохранность, на предприятии устанавливают материальную ответственность по всей технологической цепи производственного процесса.
Точно рассчитать величину потерь от хищений и нерационального использования материальных ценностей чрезвычайно сложно, поскольку не все потери находят отражение в учете. В частности, часть потерь от недостач незавершенного производства, от порчи ценностей, когда не установлен виновник, относится на затраты производства, часть хищений может быть списана руководителем предприятия, что также находит отражение в издержках производства. Надо подчеркнуть, что неудовлетворительное нормативное хозяйство и отсутствие нормативного метода учета материалов на руку любителям поживиться. Для предотвращения перечисленных явлений необходимо ввести материальную ответственность непосредственно в местах использования материалов.
Затраты на производство предопределяются уже на стадии снабжения материальных ресурсов, через формирование их стоимости. Значительный удельный вес материалов в себестоимости промышленной продукции предполагает и соответствующие затраты по их заготовлению (транспортировка, погрузка, разгрузка, складирование, экспедирование, анализ качества, инвентаризация).
Транспортно–заготовительные расходы в себестоимости заготовленных материалов колеблются от 6-8 % до 15-20 % и более.
Для поиска резервов снижения стоимости материальных запасов необходима информация о составе всех затрат по снабжению и их динамике. Но транспортно–заготовительные расходы в промышленности отдельно не отражаются в системе счетов учета, а относятся непосредственно на счета подраздела 1300 "Запасы".
Контроль над запасами тесно связан с расчетными взаимоотношениями с поставщиками. Нередко запасы колеблются из–за нарушения сроков поставки материалов. С целью юридического и экономического влияния на поставщиков аппарат управления должен располагать точной информацией, кто нарушил условия, и в чем это проявлялось (не в те сроки отгружена продукция поставщиков, не тот вид материала поставлен или не того качества, нарушаются условия поставки).
В бухгалтерском учете данные о поступивших материальных ценностях отражаются в журнале–ордере № 6 общей суммой с указанием балансового счета (дебет счетов 1311 "Материалы", 1312 "Комплектующие изделия и полуфабрикаты", 1313 "Топливо", 1314 "Тара", 1315 "Запасные части" и так далее). Отдел материально–технического снабжения подготавливает информацию о поставках продукции и нарушениях договорных условий, а юридический отдел и бухгалтерия дают руководству сведения о применяемых санкциях к поставщикам, нарушающие договорную дисциплину. В качестве санкций применяется иная форма расчетов (например, вместо акцептной формы вводится аккредитивная), предъявляются претензии о взыскании пени, штрафов, неустоек, ставится вопрос о прикреплении к иному поставщику.
Нормы запаса материалов находятся в прямой зависимости от существующего нормативного хозяйства, поэтому вопросы производственного потребления стоят в центре всей работы по контролю над запасами. Норма запаса зависит от норм расхода, а потребность – от уровня техники, технологии, организации труда, рационализации производства. Уяснив зависимость между нормами запаса и нормированием производственного потребления, аппарат управления может активно влиять на эти показатели. Следует также учесть, что в нормировании расхода материалов предпочтение дается натуральным измерителям, так как они более точно выражают изменение материалоемкости, чем стоимостные, зависящие от колебаний рыночных цен. Расход материалов по цеху, бригаде доводится в натуральном выражении и определяется экономия, за которую устанавливается вознаграждение в процентах от стоимости сэкономленных материалов.
На предприятиях применяются различные по степени обоснованности нормы: опытно-статистические, технически обоснованные, прогрессивные. Опытно-статистические нормы не являются научно обоснованными, поэтому их удельный вес, по крайней мере, не должен расти. Прогрессивные нормы рассчитываются исходя из последних достижений науки и техники, они являются ориентиром для предприятий и по достижении их уровня пересматриваются в сторону ужесточения. Понятно, что чем выше удельный вес прогрессивных норм в их общем количестве, тем качественнее нормативная база.
Управление запасами неразрывно связано с проблемой использования материалов в производстве. Для характеристики ресурсопотребления используются следующие показатели:
– коэффициент использования;
– коэффициент раскроя;
– расходный коэффициент;
– выход продукта;
– коэффициент извлечения продукта из исходного сырья.
Коэффициент использования характеризует степень использования материалов в производстве и определяется отношением полезного расхода (массы, теоретического расхода) к норме расхода материалов, установленной на единицу продукции, работ и услуг.
Коэффициент раскроя определяется отношением площади раскраиваемого материала (полезной) к норме площади на количество раскроенных деталей.
Расходный коэффициент является показателем, обратным коэффициенту использования и коэффициенту раскроя, и находится соотношением нормы расхода материалов на единицу продукции и полезного расхода.
Выход продукта выражается отношением количества произведенного продукта к количеству фактически израсходованного сырья (выход пиломатериалов из древесины, сахара из свеклы).
Коэффициент извлечения продукта из исходного сырья находится отношением извлеченного вещества из исходного сырья к общему его количеству в сырье (извлечение нефти из ее месторождения, сахара из свеклы при определенном уровне сахаристости).