Контрольная работа: Анализ рабочего места секретаря турфирмы "Альтаир"

Профессия секретаря-делопроизводителя очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.

Основной задачей секретаря является грамотное, аккуратное оформление различных материалов и документов на компьютере. Секретарь должен обладать профессиональными навыками работы: знать распределение материала при выполнении различных документов, правила эксплуатации компьютера и прочих устройств, используемых на рабочем месте секретаря, в совершенстве владеть грамматикой русского языка, уметь параллельно с работой на компьютере быстро и точно читать текст.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Основные принципы эргономичной организации рабочего места - комфорт и минимизация нагрузок. Как бы странно это не звучало, но сидеть на стуле вредно для организма. Основная часть работы секретаря связана с компьютером.

Более 40% случаев заболеваний происходят из-за отрицательных воздействий на рабочем месте: воздух, шум и неправильное размещение на сиденье кресла. Каждый год 35 из каждых 100 служащих берут отпуск по болезни из-за мышечной боли и боли в пояснице.

Классификация рабочего места секретаря:

. категория работников – специалист;

. число работников – индивидуальные;

. уровень механизации – автоматизированные;

. рабочая поза – сидячие;

. место расположения – помещение;

. уровень подвижности – стационарные;

. степень специализации – универсальные;

. вид производства – вспомогательные;

. число смен – односменные;

. условия труда – нормальные.

4. Выбор метода анализа рабочего места и его использование

Для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, используются по отдельности или в сочетании несколько методов:

- наблюдения;

- собеседование (интервью);

- анкеты;

- список обязанностей работника;

- дневник.

При любом из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс, для чего рассматриваются те рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо.

В данном анализе мы будем использовать список обязанностей работника и наблюдение, а также фотографию рабочего дня.

5. Описание рабочего места

Наименование должности: секретарь-делопроизводитель.

Дата: 25 марта 2006г.

Общее описание рабочего процесса.

Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.