Контрольная работа: Анализ рабочего места секретаря турфирмы "Альтаир"

В обязанности секретаря входит:

- Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т. д.

- Получение, обработка входящей и исходящей почты.

- Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

- Ведение дневника руководителя, организация его встреч.

- Организация деловых поездок руководителя.

- Регистрация деловой корреспонденции, ведение дел.

- Организация и участие в работе совещаний.

- Информационное обеспечение.

- Оформление банковских счетов.

- Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителями и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя.

Затраты рабочего времени представлены в таблице 1.

Таблица 1 Сводка затрат рабочего времени секретарем

№ п/п	Вид работы и затраты времени	Мин
1	Подготовка рабочего места	15
2	Совещание по текущим вопросам	15
3	Деловые контакты с вышестоящим руководством	30
4	Прием и общение с посетителями	45
5	Просмотр документации, работа с внутренними документами	80
6	Подготовка приказов, распоряжений	25
7	Работа с личными делами	15
8	Служебные разговоры по телефону	70
9	Составление отчетной документации	35
10	Занесение необходимой информации в компьютер	85
11	Отдых и личные надобности	40
12	Обеденный перерыв	60
13	Потери рабочего времени	25
Всего	540

6. Спецификация рабочего процесса

Общие требования к работнику:

- умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail),

- хорошее знание иностранного языка,

- блестящие навыки общения с людьми,

- умение планировать и организовывать исполнение поручений руководства.

Основными делопроизводственными функциями являются:

- своевременная обработка поступающей кадровой документации;

- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

- разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

- доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

- контроль за исполнением требований документов;

- размножение документов по кадровым вопросам и др.

Секретарь должен знать: