Контрольная работа: Использование средств организационной техники в работе менеджера

Основными задачами которые решаются на АРМ административного и менеджерского персонала, являются:

· получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние поризводственно-хозяйственной деятельности объекта управления;

· анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые относятся к компетенции данного руководителя;

· информационная поддержка процесса принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и т.д.);

· сбор статистических данных для принятия управленческих решений;

· принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

· контроль исполнительной дисциплины;

· контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров

· составление плана работы руководителя с последующим напоминанием сроков исполнения.

Принцип системного подхода в создании АРМ менеджеров проявляется в том, что информационные базы всех АРМ связаны с АСУ (Автоматизированной системой управления), а также между собой. При этом менеджер может пользоваться не только отфильтрованной обобщенной информацией, в случае необходимости - детализированной.

Поскольку традиционная технология личной работы существенно отличается от технологии обработки информации на персональной ЭВМ, язык диалога менеджера с ЭВМ должен быть предельно простым. Обычно необходима видеограмма должна вызываться нажатием одной функциональной клавиши персонального компьютера. В остальных случаях менеджер или руководитель, как правило должен обращаться к помощи секретаря или помощника по информации, работающих на параллельном АРМ.

Эффект от внедрения АРМ административно-управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплексности и оперативности управленческих решений.

Итак, подытожим, эту главу обозначив основные виды работ менеджера выполняемые на рабочем месте:

· составление текстовой документации;

· обработка входящих и исходящих документов;

· копирование и размножение документов;

· хранение, поиск и передача документов;

· вычислительные операции, анализ полученных данных;

· обеспечение оперативной связи и сигнальной информацией;

· обработка корреспонденции;

· проведение встреч;

· проведение совещаний;

· принятие управленческих решений.

Социальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, которая обусловленная высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность – ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти – на работу с документами, и только ничтожная часть – меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей деятельности. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.

В связи с этим огромное внимание в вопросе повышения производительности труда и качественного быстрого обмена информацией отводится техническому и программному обеспечению менеджера. Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.

4. Электронные офисы

Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления. В его состав входят следующие аппаратные средства:

· один или несколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), возможно, объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечения;

· средства копирования документов;