Контрольная работа: Методы информационных технологий в делопроизводстве

Операционные системы можно разделить:

- однозадачные однопользовательские системы (типа MS-DOS);

- многозадачные однопользовательские системы (семейства Windows);

- многопользовательские сетевые (семейства UNIX).

Командно-файловые оболочки (процессоры) также предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой, но на принципах, отличных от реализуемых операционной системой. Цель файловых оболочек – облегчить работу или предоставить дополнительные возможности, как, например, Norton Commander, Windows Commander.

Следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них много описываемых в разделе программных средств. Так частью операционной системы становится и программная поддержка работы сканеров – Twain, обработки фотоизображений Photo Editor, записи компакт-дисков и др.

Среди прикладных программных средств обеспечения управленческой деятельности можно выделить широко используемые типовые:

- системы подготовки текстовых документов;

- личные информационные системы;

- системы управления базами данных;

- программы переноса (записи и перезаписи) документов и другой информации на флеш-память и компакт-диски CD и DVD;

- программы сканирования и распознавания текстов;

- программы выхода во внешнюю среду;

- системы обработки финансово-экономической информации.

Менее распространены «специализированные» программы, требующие специальной подготовки пользователей:

- системы подготовки презентаций;

- системы управления проектами;

- экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

- системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы, конверторы и форматоры.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, то есть автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Текстовые редакторы являются как составной частью современных операционных систем (WordPad), так и самостоятельным программным продуктом.

Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне примерно соответствует использованию электрической пишущей машинки, разве что более производительному из-за легкости повторения частей текста с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности как исправления опечаток, так и частичной переработке текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

Из множества имеющихся экранных редакторов можно выделить Norton Editor, SideKick, Brief, Турбо-систем, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit.

Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. Не секрет, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, дают возможности:

- ввода текста, обеспечивающего заданный вид страницы текста на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительного задания таких параметров, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;

- автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;

- ввода и редактирования таблиц и формул;