3.1.1 Использование электронной почты

В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям. Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

- обмен сообщениями между пользователями;

- обмен документами между пользователями;

- обмен данными между приложениями;

- оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

3.2 Система корпоративного электронного архива

Внедрение мощных систем управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях.

Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.

В рамках отрасли или корпорации речь идет о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания, наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.

Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива – обеспечение полнотекстового поиска.

Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

3.4. Телекоммуникационные технологии

Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковских структур, государственных предприятий и организаций без современных средств телекоммуникации и связи.

Без наличия таких средств никакая огромная армия канцелярских работников и курьеров не может обеспечивать оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место. Ведь в наше «сумасшедшее» время часто даже минутная задержка в получении важной информации может вылиться в весьма ощутимые финансовые потери, как для всего предприятия, так и для каждого сотрудника в отдельности.

Модем.

В настоящее время модем применяется для передачи данных одного компьютера к другому через посредство телефонных линий. Но передача компьютерных данных – лишь часть того, что умеет современный модем. Большинство современных модемов (факс-модемов) может автоматически пересылать подготовленные на вашем компьютере документы на факс (или несколько, причем компьютер все сделает без вашего участия), а также выполнять обратную операцию приема факсов. Также могут работать автоответчиком, определителем номера. Существуют голосовые модемы, снабженные разъемами для подключения наушников и микрофона. С помощью голосовых модемов удобно общаться по сети Internet, что очень помогает сотрудникам и руководителям организаций при нехватки времени и срочности вопросов.

Телефонные аппараты.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по сервисным возможностям, ими предоставленными. Интерес представляет телефонный аппарат – коммутатор секретаря. Секретарь по этому телефону принимает все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции коммутатора это:

- многоканальность;

- возможность переадресации на другой номер;

- организация телефонных конференций;

- постановка абонента на удержание;

- наличие электронного справочника.

Наиболее полно все сервисные возможности реализуются в цифровых аппаратах, используемых с цифровыми телефонными линиями.

В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы – системы микро- мини- офисной АТС, так как оперативная связь сотрудников необходима постоянная, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном – дело дорогостоящее.

Видеоконференции.

Сегодня уже реально, а кое-где и повседневно разговор вести с партнером по видеотелефону, то есть, разговаривая видеть своего собеседника. Реальна и организация совместной дистанционной работы нескольких пользователей с документами и приложениями в составе группы или при использовании удаленного доступа из домашних офисов. Реально проведение по видеосвязи консилиумов, взаимных консультаций, семинаров, дистанционного обучения с демонстрацией необходимых графических и видеоматериалов.

Факсимильная связь.